販売管理システムとは?システム導入の主な機能やメリットについて

2019.10.17物流記事一覧
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商品やサービスの売上を伸ばす方法は、あらゆる企業が悩みを抱えていると思います。しかし、売上が順調に伸びてくると、その管理などの悩みが発生します。ある一定の時期までは、人力やExcelなどの管理が可能ですが、売上や取引先数が多くなってくると、人力で管理するのは大変です。
そのようなときに便利なのが「販売管理システム」です。今回は、そんな販売管理システムについてご紹介していきます。

販売管理とは?

そもそも、販売管理とはどのようなもので、なぜ販売管理を行う必要があるのでしょうか?
「販売管理」とは、商品(サービス)の販売に関する情報を管理することをいいます。
「販売に関する情報」とは、例えば以下のようなものです。

  • 何の商品(サービス)を
  • だれ(取引先・顧客)に
  • どのくらい(数量)
  • いくら(価格)で
  • いつ(納期)

さらには、下記のような仕入れ、料金収納に関する情報も販売に関する情報として挙げられます。

  • その商品の材料の管理
    (いつ、何を、どれくらい、いくらで仕入れるのか、仕入れ代金はいつ支払うのか)
  • 販売した商品の代金がいつ支払われるのか

このように「販売に関する情報」は、時系列や金額など多岐に渡っています。そしてこの情報は、会社の売上に関する非常に重要な情報です。
そのため、適切に管理をすることで、会社の売上を伸ばしたり、販売機会損失を防いだりすることが出来ます。

販売管理システムとは?

では、販売管理システムはどのようなものなのでしょうか?
販売管理システムとは、販売管理に付随する様々な業務をサポート・効率化するためのシステムです。
販売管理に付随する業務とは、主に「販売管理業務」「在庫管理業務」「購買管理業務」の3つが挙げられます。

販売管理システムが必要な理由

では、なぜ販売管理システムが必要になるのでしょうか?
販売管理に付随する、販売管理業務・在庫管理業務・購買管理業務は業務内容が多岐にわたり、様々なデータや情報を管理する必要があります。
これらの業務を手作業やアナログな方法で管理していると、以下のような問題が発生してしまう可能性があります。

  • 入力ミス、計算ミスなどの人為的なトラブル
  • 情報が様々な方法で管理されており一元化できておらず、調べるのに時間がかかる
  • 計算、入力作業などの時間が多く、スタッフがメインの仕事を行う時間が少なくなる

これらの問題・課題を解決するために、販売管理システムは必要になります。

販売管理システムのメリットとデメリット

販売管理システムを用いると、どのようなメリットがあるのでしょうか?
以下に代表的なメリットを4つご紹介します。

業務の効率化・業務コストの削減が可能

販売管理には、見積書の発行から受注発注、出荷処理、請求処理、納品管理など様々な業務が発生します。
これらの業務は、紐づくデータや時系列もバラバラです。また、計算など人間より機械の方が得意な作業も多くあります。
また、見積書や請求書の発行を行うことが出来るシステムも多いです。
販売管理システムを使うことで、これらの業務を効率化することができ、空いた人員を他の業務に回せます。

人的ミスの削減

データの入力や計算などは、どうしてもミスをゼロにする事は出来ません。
これらの業務をシステムを活用することで、ミスを最小限に抑えることが出来ます。

業務の標準化

販売管理に関する業務は、マニュアル化されていないことや、流れが担当者ごとに異なることも多いです。
また、データ入力の形式や管理の形式なども担当者独自で行ってしまうことが多いです。

例えば、部門毎に管理に使用しているツールがエクセルだったり、紙だったり、同じExcelでもフォーマットがバラバラで引継ぎに時間がかかってしまったりなどが挙げられます。
販売管理システムを用いることで、業務の流れを統一化し、業務の標準化を行うことが出来ます。

情報の一元化・見える化

管理にExcelや紙を使っていたりすると、情報がバラバラの場所に保存されており、統合も難しいです。
また、経営部門が各部門のデータを確認したいときにも、いちいち各部門に問い合わせる必要などが出てきます。これらのデータを、販売管理システム上に統一することで、部門をまたいだ情報交換などがスムーズに行うことが出来ます。
販売管理システムを導入する上でのメリットは多くありますが、デメリットはあるのでしょうか?
代表的なデメリットを以下にご紹介します。

導入に費用が掛かる

まず、販売管理システムの導入には安くはない費用が掛かります。
業務内容や規模にもよりますが、数百万円や数千万円かかる可能性もあります。
導入にかかる費用感は、必要なシステム・データの項目や、売上の規模、カスタマイズに必要な工数などに比例します。

業務に合わせたカスタマイズが必要

販売管理システムが必要な業種は、製造業から流通業、アパレルや医療などの専門的なものまで多岐にわたります。それぞれの業界に合わせたパッケージがある場合もありますが、業務内容や必要な項目は違います。
なので、自社の運用に合わせてカスタマイズする必要が出てくる場合が多いです。
カスタマイズには、さらに費用が掛かったり、自社でカスタマイズする場合にも専門知識が必要な可能性があります。

すぐに売上に繋がるわけではない

販売管理システムを用いることで、業務が効率化してコア業務に集中出来たり、データを活用して販売戦略に活用できるメリットはあります。
しかし、販売管理システムを用いたからといって、必ずしもすぐに売上に繋がるわけではありません。販売管理システムも使用方法を覚えるのに時間がかかってしまったりしてはじめのうちは効率が出来ないかもしれません。
またデータ分析も、適切なデータをしっかりと把握し分析できるかなどのマーケティングの知識も必要になります。
このように、販売管理システムを用いることでのメリットは大きいですが、費用が掛かってしまうなどのデメリットもあります。

販売管理システムの主な機能

販売管理システムには、具体的にどのような機能があるのでしょうか?
機能や内容は、販売管理システムによって異なりますが、ここでは多くの販売管理システムに備わっている基本的な機能についてご紹介します。

販売管理機能

販売管理機能は、主に営業部門などが活用する、販売に関するデータを管理する機能です。
主な機能としては以下があります。

  • 見積り管理機能
  • 受注管理機能
  • 売上管理機能
  • 請求管理機能

在庫管理機能

在庫管理機能は、倉庫や店舗などにある在庫を適切に管理するための機能です。
在庫は会社の財産であり、重要なデータでもあるため、非常に重要な機能です。
主な機能としては以下があります。

  • 在庫検索機能
  • 棚卸機能
  • 入出庫管理機能

購買管理機能

購買管理機能は、ものの仕入や調達などを管理する機能です。
主な機能としては、以下があります。

  • 発注管理機能
  • 仕入・入荷管理機能
  • 支払・買掛管理機能

販売管理システムを導入する際の流れ

先述の通り、販売管理システムは導入に大きな費用がかかります。
また、様々な部署が関わるシステムでもあるため、導入の難易度も高いシステムとも言われています。
以下の流れに沿って、慎重に導入を進めることが重要です。

課題を整理し導入の目的を整理する

まずは、導入の目的をしっかりと整理しましょう。
販売管理システムは、1つの部署だけでなく、営業部門や調達部門、経営部門など複数の部署にまたがって活用するものです。
それぞれの部署ごとに、課題を整理して、導入の目的をしっかりと把握することが重要です。

目的にあった適切なシステムを選定する

各部署ごとの課題・導入の目的を洗い出したら、その目的を達成できる適切なシステムを選定します。
販売管理システムは、様々な会社が出しており、それぞれ特徴や金額なども違います。
機能や金額などを総合的に鑑みて、ベストなシステムを選びましょう。

おわりに

販売管理システムは、適切なタイミングで適切なモノを導入することが重要です。
しっかりと複数の部署の意見を聞いたり、会社のフェーズなどを考えて販売管理システムを活用しましょう。

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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。