EDIシステムとは?物流業務を効率化できる情報システムについて

2018.05.01物流記事一覧
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「Electronic Data Interchange」は、電子的データ交換を意味するもので、EDIとして知られています。受注や発注、出荷や納品、そして請求や支払いに関する膨大な情報を、オンラインで処理するシステムを意味しています。

企業間取引を効率よく行うためには、すでに不可欠となっているEDIは、手間やコストを省くうえで重要な役割を担っています。業務が複雑化しやすい物流業界でも取り入れられているEDIについて解説していきます。

EDIシステムの導入で可能になる業務は

企業間の取引に効率化を加えるEDIシステムは、複雑になっている業務や事務処理をデータ交換により簡潔なものにすることができるシステムです。「受注、発注」の取引開始状況から、「出荷、納品」、「請求、支払い」までの業務を一元管理するのに効果的です。

これらの取引は、膨大な情報量となりやすく、伝票や電話、FAX、Eメールで進められている業務のひとつです。そして、物流や小売業界ではマンパワーを必要とするため、手間やコスト増になりがちな作業といえます。

そこで、企業間の取引情報をオンラインで行い、時間や業務の短縮を行うシステムになります。今や、販売を行う業界だけではなく、物流業界では企業規模にかかわらず、EDIシステムが必須事項となってきました。そこで、EDIシステムの概要の把握や、EDIに取り組むことの必要性を解説していきます。

EDI導入前の物流の流れは

小売会社Aから注文がはいると、物流会社Bは発注書や発注確認書を作成し、小売会社AにFAXまたは郵送で送付します。そして、製品を納期に間に合うように納入する準備、出荷、配送します。その後、もしくは月の締め日に合わせて、請求書を作成し送付します。最後に、物流会社Bの社内処理として、請求書データを社内システムに入力します。

これらが通常業務といえば一般的なものですが、伝票作成や書類の発送には、それらを管理するための労力や負担が、小売会社Aにも物流会社Bにも負担になっていることでしょう。また、伝票や書類を見ながらの作業では、誤入力等が発生することもありえます。

EDIを導入した場合の取引の流れ

小売会社Aと物流会社Bの流れには、受注があった場合ときに受注、発注のための伝票を作成し、データのみをインターネット上で送ります。納品や配送に関するデータも、オンライン上で更新され、請求データも送ります。このEDIシステムにより、企業間での売上や配送情報のデータ、請求データを共有できるので、受注ミスや納品状況での漏れを防ぎ、配送ミスなどを起こさないように物流を最適にして行きます。

EDIによって社内業務の効率化

社内業務をまとめるのに効果があるEDIシステムの導入は、手作業による伝票の誤入力や物流に多い配送出荷などの手配ミスを最小限にすることが可能になります。入力するデータのミスを減らせるので、データの品質を向上、作成されたデータの信ぴょう性を高めていきます。

社内業務の効率化は、物流業界では必須事項、さらに会社経営での目標達成に欠かせません。EDIシステムが一定のルールとなり、社内業務を整備することが可能になります。また、社外から受け取る注文書や、送付する請求書データを電子化することで、業務の効率化を図り、より精度の高い業務を遂行する上で、EDIは必要になってきます。

EDI導入は顧客サービスの向上にも効果的

物流業界で多く見られていた、受注や配送のミスを防ぎ、社内データの品質向上により作業の質を高めることができます。作業相手は顧客ですから、自動的に顧客へのサービスも向上することになります。物流業では、受注や配送に関するミスが、顧客からのクレームにつながります。ミスを未然に防止することで、顧客サービスの品質向上、不要なコストの削減につながります。

EDIにより競争力を高める効果

物流業においては、EDIシステム、自社システムにおいても、商品の流れをいち早く読み、受注率の向上、グローバル化を進めたりしなければなりません。軒並み対象の同業者がいる世界では、効率の悪さや伸び悩みは、死活問題に発展することもありえます。そのため、需要予測を立て、生産計画、販売計画、在庫計画をしっかり立てた、先読みは非常に大切です。

この流れを、物流会社と顧客の企業間で行うので、最適化された取引、先を見通した製品の流れを作っていくことが可能になります。EDIシステムにより提供されるデータにより、2~3か月先の需要を予測することにより、販売や在庫確認も容易になります。こうした、データ情報が瞬時に、数秒間で行われるのがオンラインでの情報の流れの特徴ですから、物流業でも競争力を高めていくことにつながります。

主導権を握るチャンスも開けるEDIシステム

顧客からすれば、EDIシステムはデメリットになることもあり得ますが、主導権を握りたい物流企業においては、またとないチャンスです。主導権を握ることで、顧客が物流会社のシステムに合わせることになります。

これは、EDIシステムを物流企業側が提供することになり、力関係に大きな影響を与えます。顧客からすれば、いろいろな物流会社の中から1社、もしくは主力会社を選ぶことにも匹敵します。顧客が複数のEDIシステムを使う企業と提携していれば別ですが、そうでなければ選択肢が限られるからです。

しかし、物流業界にも同一の基準に基づく標準化された「標準EDIシステム」があるので、同じ標準のEDIを使う企業同士、企業と顧客間においては、スムーズに導入ができます。これは、さらに効率的に業務を進めることができ、各企業におけるロスが軽減されるでしょう。各企業にとって大きなメリットにつながるのです。

クラウドを使用したEDIにも注目!

通常のEDIは、オンラインの回線を固定電話回線で行っていました。しかし、今では通信インフラになりつつある電話回線は、通信速度にも問題がるため、画像データの送信では過去のものになっていくでしょう。しかし、WEB-EDIの登場により、固定電話による問題点が解消されつつあります。

WEB-EDIシステムは、インターネット回線を使用し、ブラウザーベースで行うEDIを指しています。標準化されていない面があるため、取引先が増えるとコストがかかりやすいというデメリットもあるため、改善を必要とします。しかし、インストールするソフトがあるわけではなく、クラウドを使用するので、セキュリティ対策とデータの共有には欠かせないシステムといえます。また、インターネットとパソコンがあれば、いつでも導入できるという面では価値の高いシステムです。

おわりに

上記で考えてきたように、EDIシステムを導入した物流したシステムは、データ交換による様々なメリットがあります。しかし、システムである以上、使いこなさなければ価値は生まれません。従来のやり方で発生した人為的ミスを防ぎ、再発させないために、システムを使って改善し、効率化を高めます。複雑なシステムでない限り、慣れてしまえば日常業務にすることは難しくありません。

問題となるのは、社内業務、顧客との取引において、トータル管理が可能であるかということです。しかし、事務的な業務が中心となっている企業や製造業ではない物流業界においては、自社でのトータル管理がどこまで行えるかが、コストや手間を削減するポイントになるのです。

 

タグ : 業界について
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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。