往復ハガキの書き方・送り方やマナーについて

2019.10.15DMの企画・デザイン・印刷記事一覧
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取引先宛ての案内からお客様アンケートまで、ビジネスで重要な役割をになう往復ハガキ。けれども普段接する機会が少ないので、いざ出すとなると「この書き方で良いのかな?」「送り方はこれであっているのかな?」と不安になることもあるかと思います。

この記事では、そんな知っているようで意外と知らない往復ハガキのルールやマナーをご紹介します。目的別の文例はもちろんのこと、返信の書き方まで網羅していますので、発送するときだけでなく受け取ったときにも参考にしてください。

※掲載情報は2019年6月時点での情報です。最新情報については、郵便局のホームページ(公式サイト)をご確認ください。

往復ハガキの形状・表示の規定

往復ハガキをハガキ(第二種郵便物)として送るためには、表示・形状ともに次のようなルールがあります。

往復ハガキの形状
往復ハガキの規定

形状の規定

サイズと重量の規格は以下の通りです。

サイズ 長辺 180~214mm × 短辺 140~154mm
重量 4.0~12g

サイズ・重量ともに、通常ハガキの2枚分に相当します。規格から外れると、ハガキではなく第一種郵便(手紙)扱いになります。

表示の規定

往信面(部)・返信面(部)ともに、上部もしくは左側中央部に「郵便往復はがき」と記載します。「郵便はがき(往信)」「郵便はがき(返信)」のような、それに相当する表記でもかまいません、

ポストカードや私製ハガキで送る場合は、往信面(部)に「往信」、返信面(部)に「返信」と記載します。

返信面の郵便料金は、差出人(最初に送る側)が負担するのが原則です。官製の往復ハガキでない場合は、切手を貼るか、「料金受取人払郵便」の表記を記載します。「料金受取人払郵便」で送る場合は郵便局での承認と番号受け取りが必要です。

郵便料金

ハガキ(第二種郵便物)として送る場合の郵便料金は124円です(2019年6月時点)。

往復ハガキを発送時のルール

続いて往復ハガキを発送する前に知っておきたいルールを紹介します。

半分に折って郵送する

往復はがきのルール

往復ハガキを郵送する際は、上下の短辺をそろえ、宛先が書かれてある往信面が外側になるように半分に折った状態(折り目が向かって右側になる状態)で、郵便局の窓口に差し出すかポストに投函します。開いた状態で投函すると、差し戻される場合もありますので注意しましょう。

情報保護シールを添付する場合も

情報保護シール

情報保護シールとは、返送してもらう際に、記入してもらった個人情報などを隠すために貼るシールのことです。情報保護ラベルや目隠しシールと呼ばれることもあります。こちらはルールというわけではありませんが、顧客からの信頼感につながることもあり、多くの企業が導入しています。シールの添付には細かい規定があるので、郵便局か発送代行会社に相談することをおすすめします。

往復ハガキの返送時のルール

続いては往復ハガキを受け取った側が、返信する際に注意したいマナーやルールを紹介します。
敬称の書き方

返信先の敬称を記入する

返信用の宛名は、敬称ではなく「〜行」や「〜宛」となっているのが普通です。ただし、このまま返信してしまうとマナー違反。「行」または「宛」の字を2本線で消して、下にあらためて敬称を記入する必要があります。

敬称は、担当者など個人宛ては「様」、会社や部署など組織宛ては「御中」とします。

自社・自分への敬称を消す

裏面に「お」「ご」「御」「御芳」といった自社や自分への敬称が付けられている場合も、同じように二重線で消します。

なお、横書きのハガキの場合は下のように左右に二重線を引きます。また他にも、「御」など一文字部分は斜線、あるいは「御出席」と続く場合もあえて一文字ずつ斜線で消すパターンもあります。
出欠の書き方

出欠の返事の書き方は以下を参考にしてください。

出席の場合

出席の文字を〇で囲み、下に続けるかたちで「いたします」「させていただきます」と書き加えます。あわせて、「当日を心待ちにしています」「皆様にお会いできるのを楽しみにしております」というように、楽しみにしている気持ちを書き添えるとより丁寧です。

欠席の場合

欠席の文字を〇で囲みます。あわせて、「所用のため残念ですが欠席させていただきます(出席することがかないません)」「当日はやむなき事情により、誠に残念ながら、欠席とさせていただきます」など簡単な欠席理由を記すのがマナーです。ただし、とくに詳しい理由を述べる必要はありません。

「ご盛会をお祈り致しております」「皆様にどうぞよろしくお伝えください」といったメッセージを書き添えるのも、気遣いが感じられてベターです。

半分に切り分けて返送する

往復ハガキを返送する際は、下のように中央で半分に切り分けて、返信ハガキのみを送ります。

往復はがきの出し方

往復ハガキに使える案内・招待文の例文サンプル

続いて用途別に往復ハガキの例文を紹介します。雛型やテンプレートとして活用してください。

なお、季節の挨拶や正しい敬語の使い方などは、こちらの記事を参考にしてください。

新社屋落成披露への招待

取引先宛ての祝賀会・披露会などの招待状は往復ハガキではなく、下記の2点が伝わるよう、丁寧な文章で書くことがポイントです。

  • これまでの感謝の気持ち
  • 今後の意気込み

支店開設披露宴への招待

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
 さて、このたび弊社は、〇〇支店を開設し、×月×日(×)より業務開始の運びとなりました。
 これもひとえに皆様よりいただいた温かいご支援の賜物と感謝いたしております。
何卒、今度とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
 つきましては、ささやかではございますが、下記(左記)の通り、支店開設の小宴を催したく存じます。
 ご多忙の折、恐縮ではございますが、ぜひご臨席いただけますようよろしくお願い申し上げます。
 取り急ぎ、書中にてご案内申し上げます。

敬具

(以下略)

会社(学校)創立記念式典への招待

拝啓 〇〇の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく御礼申し上げます。
 さて、当社は来る〇月〇日をもちまして、創立〇周年を迎えるはこびとなりました。これもひとえに、長年にわたる皆様からのご支援ご配慮のおかげと、厚く御礼を申し上げます。
 つきましては、心ばかりの感謝の宴を下記(左記)の通り催したく存じます。ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご来場賜りますようお願い申し上げます。

敬具

(日時、場所)

なお、お手数ではございますが、ご諾否の御返事を〇月〇日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。

「当社」部分を「当校」に差し替えれば、学校の創立記念式典用にも使えます。

物流センター竣工式・祝賀会への招待

拝啓 〇〇の候 ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご厚情を賜り心よりお礼申し上げます。
さて、かねてより建設中でありました弊社物流センターが、この度ようやく落成し、〇月〇日(〇)より業務を開始する運びとなりました。
これもひとえに皆様方のお力添えのおかげと心より感謝を申し上げます。
同センター開設により、より充実したサービスを提供させていただく所存でございます。
 つきましては、下記の通り、竣工式ならびに祝賀会を催したく、ここにご案内申し上げます。
ご繁忙の折、誠に恐縮ではございますが、何卒ご来臨くださいますようお願い申し上げます。

敬具

(日時、場所)

なお、準備の都合上、ご諾否の御返事を〇月〇日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。

取引先各社への忘年会への招待

拝啓 師走の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は並々ならぬご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、弊社が大過なくこの一年を締めくくれましたのも、関係各社の皆様のご尽力がありましたお陰と存じ、心より感謝を申し上げます。
当社は来る〇月〇日をもちまして、創立〇周年を迎えるはこびとなりました。
 つきましては、皆様への一年間の感謝の気持ちを込めまして、下記の通り、忘年会を企画いたしました。
ご多忙の折ではございますが、何卒ご出席くださいますようお願い申し上げます。

敬具

令和〇年〇月〇日

(日時、会場)

なお、会場予約の都合上、〇月〇日までに返信はがきにてご出席の諾否をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

忘年会への招待の季節の挨拶は、他に「歳末の候」「今年も残すところわずかとなりましたが」なども使えます。

同窓会・会合などの案内

拝啓 〇〇の候、皆様にはお変わりなくお過ごしのことと拝察いたしております。
 さて、このたび〇〇学校〇年〇組の同窓会を下記の通り開催する運びとなりました。
つきましては、一人でも多くの方にご出席をお願いしたくご案内を申し上げます。
ご多忙の折ではございますが、何卒ご出席くださいますようお願い申し上げます。

敬具

令和〇年〇月〇日

(日時、会場など)

なお、会場予約の都合上、〇月〇日までに返信はがきにてご出席の諾否をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

「〇〇学校〇年〇組の同窓会」部分を差し替えることで、親睦会や総会などの会合の案内にも使えます。

おわりに

以上、往復ハガキの書き方や送り方のルールとマナーを紹介してきました。

「DM Watch」では他にもビジネス文書を送る際に役立つノウハウを紹介していますので、ぜひそちらも参考にしてください。

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DM Watch 編集部

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ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。