ダイレクトメールの宛名印刷・印字作業を外注して業務効率化する方法

2019.07.08DMの企画・デザイン・印刷記事一覧
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ダイレクトメール(以下:DM)を発送するには、さまざまな手間がかかります。その中でも大変なのが宛名の印刷・印字作業ではないでしょうか。

用意したリストを見ながら間違いのないように宛名を入力、ラベルシールに印字して、ハガキや封筒に貼る…社員総出の作業になりそうです。そんな作業を代行してやってくれるのがDM発送代行業者。

そこで今回は、DMの宛名印刷・印字作業を外注して業務効率化する方法をご紹介します。

宛名印刷を自社でやると大変

通常の業務をしながら、自社でDMの宛名印刷まで行うのは想像以上にハードです。百通くらいならなんとか頑張れそうですが、何百通、何千通、何万通となってくると、通常業務に差し障ってしまいます。

宛名印刷を自社で行う際に必要な作業

  • 宛名リストの用意
  • 宛名リストの入力
  • 宛名リストをラベルシールに印刷して貼る

作業自体はそれほど難しくないものですが、なにしろ数が膨大です。特に宛名リストの入力に間違いがあるとDMが戻ってきたり、違う人のところに届いたり、「名前が違う」とクレームがきたりと、さまざまなトラブルが発生するので要注意です。

宛名印刷を自社で行うことによるデメリット

入力ミスなどが起こりやすい

通常業務をやりながらの作業になるので、ついつい注意力散漫になったり、疲れを感じたりして、とても重要な宛名入力でミスが起こりやすくなります。

人件費がかさむ

今いる社員だけでは手が回らないからと、新たにアルバイトやパートを雇用すると募集広告の費用、給料などが発生しコストがかさみます。

クオリティが低くなりやすい

会社にもともとあるプリンターを使用することになるので、印刷様式やフォントなどの自由度が低くなり、印刷のクオリティも下がり気味になります。

発送代行業者を利用して業務を効率化!

このように自社で行うには時間的にもコスト的にも厳しい作業を代行してくれるのが、DM発送代行業者です。

DM発送代行業者とはDM発送に関するさまざまな作業(封入物のデザインや印刷、マーケティング、印刷、封入、発送など)を代行して行う会社のこと。「DMをはじめて発送する」「DM発送に関するコストを削減したい」「もっと効果的にDMを発送したい」と考える企業やお店の強い味方といえます。

発送代行業者が行う作業内容

発送代行業者が行う作業は多岐にわたりますが、ここでは宛名印刷・印字に注目して見ていきましょう。

宛名リストを渡せば、宛名の入力から印刷、ラベルシール貼りまですべて発送代行業者がやってくれます。印刷については、フォントやカラーなど印刷形式の指定はもちろん、すでにワードなどに入力した宛名データがある場合は入稿可能なデータ(エクセルやCSV)に変換する作業も行います。

宛名印刷・印字作業を外注することによるメリット

発送代行業者に宛名印刷・印字作業を依頼することにより、以下のようなメリットがあります。

コストが削減できる

DM発送のためにアルバイトやパートを雇用するコストはもちろん、印刷につきもののミスプリントによるインク代・トナー代の無駄を抑えることもできます。

スケジュール管理がしやすい

DM発送に関する専任のスタッフが請け負うので、自社で行う場合に比べて作業がスピーディーかつ確実。スケジュールの遅れを心配する必要がありません。

仕上がりのクオリティが高い

DM発送にふさわしい専門の印刷設備を備えているので、自社のプリンターで印刷した場合と比べる仕上がりのクオリティがアップします。

宛名印刷・印字作業を外注する際に準備すること

DMを発送したい顧客のデータをまとめた宛名リストを用意します。発送代行業者によっては、封入するチラシやパンフレットなどの企画・制作を行うところもありますが、その分コストはアップします。

宛名印刷・印字作業を外注する際のポイント

DM発送を代行する業者は多数あります。まずは、自社がDM発送のどの部分を代行してほしいのかをはっきりとさせましょう。DMの発送のみを代行するところや、制作物の企画やデザインも行うところなど業者によって請け負ってくれる作業はさまざまです。業者選定の際にチェックしたいポイントを以下にまとめました。

金額やスケジュールはどうなっているか

コスト削減と作業の効率化のため発送代行業者に依頼するのですから、「どれくらいの金額がかかるのか」「どんなスケジュールで作業するのか」の2点は必ずはっきりさせておきましょう。

この大切な2点をはっきりと答えなかったり、問い合わせをしてもなかなか連絡をよこさなかったりする業者は、あとあとトラブルが発生しそうなので避けた方がいいでしょう。

金額についてはオンラインで無料の見積もりができるところも多いので、1社だけでなく数社の見積もりをとって比較してみることをおすすめします。

また、発注後のやりとりをスムーズに行うためにも、専任の担当者をつけてくれる発送代行業者だと安心できます。

代行する作業の範囲はどこまでか

前述しましたが、業者によって代行する範囲は異なります。

自社にDMや印刷などについての知識を持つ人がまったくいない場合や、初めてDM発送に挑戦する場合などには、リスト抽出のためのマーケティングから企画、デザイン、印刷、発送、効果測定まで、DM発送にかかわるすべてのことを行う業者に依頼することも考えてみましょう。

DMの制作や発送にはそれなりの資金を投じなければいけませんが、不慣れな状態のまま無理して自分たちだけでやろうとすると、結局あまり効果がでなかったのにお金だけかかった…という悲しい結果になりかねません。最小限のコストで最大限の効果をだすため、DM発送代行業者を上手に利用してください。

個人情報の管理は万全か

発送代行業者には、顧客リストという大変重要な個人情報を預けることになります。

個人情報の漏洩によるトラブルについては、ニュースなどで何度も見聞きしたことがあると思いますが、そのような事態が起きたときの企業へのダメージは計り知れません。発送代行業者を選ぶ際は、個人情報の管理についてしっかりとした意識を持っているところを選びましょう。

その点をチェックするときに役立つのが「プライバシーマーク」です。プライバシーマークとは個人情報の取り扱いについて安全管理・保護措置をしていると認められることによって取得できるマークです。逆にいうとプライバシーマークを取得していない業者に、個人情報を渡してはいけません。

おわりに

DM発送作業の中でも特に人手と時間を要する宛名印刷・印字作業は、自社で行うよりも発送代行業者に依頼した方がスピーディーかつコスト削減につながる場合が多いようです。

発送代行業者によって作業の範囲は異なり、マーケティングやチラシの企画・作成、発送やその後の効果測定などを行うところもあります。

依頼する前に、自社でできること、外注した方がいいことをしっかりと見極めておきましょう。また依頼する際には、業者がプライバシーマークを取得していることを確認することもお忘れなく。

弊社でも発送代行を行っているので、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。