【例文も豊富!】ダイレクトメールの挨拶状/挨拶文の効果的な書き方

2021.02.16DMの企画・デザイン・印刷記事一覧
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ダイレクトメールの挨拶状

挨拶文はダイレクトメール(以下:DM)に欠かせない重要な要素。DMを最後まで読んでもらえるかどうか、つまりその反響は、挨拶文の内容や文章次第と言っても過言ではありません。とはいえ、いざ書こうとしても役に立つ資料も少なく、「どうやって書いたから良いかわからない」と困っている方も多いはずです。
そこで、この記事では「DMの反響アップにつながる」挨拶文の書き方のコツやノウハウを、詳しく紹介します。例文もたくさん載せていますので、ぜひ参考にしてみてください。

効果的な挨拶文を書くコツと注意点

封書・ハガキ挨拶文

封書・ハガキ挨拶文

ハガキDMなら宛名面に、封書DMなら挨拶状として添えられることの多い挨拶文。DMを受け取った人が宛名と差出人名の次に確認する重要なポジションであるにもかかわらず、キャッチコピーやデザインに比べるとなんとなく軽視されているようにも思えます。まずは、そんな挨拶文に対する誤解を解きつつ、書き方のコツを紹介します。

【1】挨拶文=挨拶ではない

DMの挨拶文を、ビジネス書類に添える送付状の挨拶文と同じように、事務的・形式的なものと考えている方がいるかもしれませんが、それは大きな間違いです。DMに挨拶文を入れる目的は、礼儀や挨拶のためだけではありません。

DMの挨拶文の目的

  • 見込み客/顧客の興味・関心を惹き、DMを読ませる
  • (既存顧客向けDMの場合)顧客との関係性を深める

大きな目的はこの二つ。つまり、販促物としての効果を高めるために入れるのがDMの挨拶文なのです。そして、そのためには次の二つの要素が必要です。

DMの挨拶文に必要な要素

  • パーソナル感=「あなたへ」のお知らせ
  • 特別感=「あなただけ」のため

続いて書き方のコツを紹介していきますが、ぜひこれらのポイントを頭の片隅に置きながら読み進めてください。

【2】私信風に書く

私信風とは、「一人に向けて書かれた文章」という意味です。DMは、テレビCMや看板広告のように、一度にたくさんの人が目にするものではありません。広告ではなく手紙、一対一のコミュニケーションツールです。読み手が「私へ向けて書かれている」と思うような、パーソナル感のある文章にする必要があります。

文章の主語を“読み手”にする

主語を、「私」「弊社」といった“売り手”ではなく、「あなた(貴方)」「あなた様」「お客様」など、“読み手”にして書くと、一人に向けた文章を書きやすくなります。次の二つの文章を、DMの読み手の立場に立って読み比べてみてください。

売り手を主語にした文章
弊社は〇〇年の歴史をもつ、△△を作っている会社です。そんな私たちの商品には××の特長があります
読み手を主語にした文章
(あなたは)〇〇で困っていませんか? (あなたの)そのお悩み、とてもつらいですよね。しかし(あなたは)この商品を使うことで△△というメリットを得ることができます。

いかがですか? 下の読み手を主語にした文章の方が、書き手との距離が近く、自分に向けて書かれているように感じるのではないでしょうか。すべて同じ調子だと単調な印象を与えてしまうので、上手く使いわけながら書いてみてください。

ビジネスライクな定型文は避ける

もうひとつ大切なポイントは、ビジネスライクな定型文を避けることです。よく、「突然のお手紙失礼いたします」とお詫びの言葉ではじまる挨拶文がありますが、これでは自分から「私はあなたの知らない人間です。警戒してください」と告げているようなもの。「拝啓~」ではじまる挨拶も、既存顧客向けのDMを除いては不要です。礼儀は大切ですが、できるかぎり親しみのある文章を心がけてください。

【3】売り込まない

軽い気持ちでお店に入った途端、店員が近づいてきて、思わず出ていってしまった経験のある人は多いでしょう。人は基本的に売り込まれるのが大嫌い。それはダイレクトメールでも同じです。挨拶文で売り込み臭が強いと、続きを読まれなくなってしまいます。
最初にお伝えした通り、挨拶文の目的はDMを読んでもらうこと。商品の紹介はしても、売り場ではありません。とはいえ、知らず知らずのうちに売り込み臭の強い内容になってしまうことも多いので、書く際は次の2点に注意しましょう。

「〇〇のご案内」といった見出しは使わない

おもにBtoBのDMで、「〇〇のご案内」といった商品・サービス名を入れた見出しや、「この度は弊社の新商品○○をご案内したく~」とはじまる挨拶文を見かけますが、これはNGです。読み手は商品の名称に興味はありませんし、「また他と同じ売り込みのDMか」と思って読むのをやめてしまうからです。

読み手の共感・同意を得られる話題から入る

売り込み臭をおさえて商品・サービスを紹介するコツは、読み手の共感や同意を得られる話題から入ること。商品に関係があれば、ターゲットが抱える悩みや、季節・地域の話題でもかまいません。「これは自分に関係のあるものだ」と思えば、自然に興味を持ってもらえます。

ネイルサロンDMの挨拶文例
いよいよ夏が近づいてきましたね!夏といえば海!花火!!
普段は出不精の私も、思わずテンションが上がってしまいます(笑)
そして、そんな気分をさらに盛り上げてくれるのがフットネイル。
BtoB DM(経理ソフト)の挨拶文例
「経理業務を効率化して、もっと付加価値や生産性の高い仕事に注力する時間がほしい」。そんな経営者の悩みを解決するために開発したサービスが、〇〇です。

【4】手書きがベスト

パーソナル感・特別感を伝える上で最も効果的なのが「手書き」です。フォントよりも目立ちやすい、印象に残りやすいなどのメリットもありますが、なにより手間をかけてくれた気持ちが読み手にとっては嬉しいものです。字に自信がなくても問題ありません。大切なのは心をこめて丁寧に書くこと。他は印字でも、挨拶文だけ手書きにしているDMもたくさんあります。

全文手書き

全文手書き

時候の挨拶(季節の挨拶)

先にお伝えした通り、既存顧客宛て以外のDMでは基本的に堅苦しい挨拶は不要です。時候の挨拶を入れる場合も、出来るだけ簡潔に、かつ商品やサービスの訴求に結びつくようなかたちで表現するのがベストです。

美容室DMの季節の挨拶文例
9月も後半に入ってようやく秋らしくなってきましたね。
秋といえば、なんといってもおしゃれの季節!
(店名)でも、お洋服に合わせてヘアカラーをチェンジするお客様が増えています。
〇〇様もいかがですか?

冒頭・結びの文章テンプレート一覧

商品・サービスの訴求に結びつく時候の挨拶が思いつかない方は、以下のテンプレートを参考にしてください。

漢語調の表現 和語調の表現 健康に関する結びの表現
1月 新春の候
厳寒の候
例年にない厳しい寒さが続きますが どうぞこの一年がお健やかな年になりますように。
寒さが身にしみる折から、くれぐれもご自愛くださいますように。
2月 立春の候
余寒の候
まだまだ寒さも厳しいようですが 季節の変わり目ですので、くれづれも体にお気をつけください。
3月 早春の候
春分の候
ようやく春めいた今日このごろ 桜の便りもすぐそこまで届いております。ご自愛のうえご活躍のほどお祈り申し上げます。
4月 陽春の候
春爛漫の候
日中は汗ばむほどの陽気となりましたが 天候定まらぬ季節でございます。くれぐれもご自愛くださいませ。
5月 新緑の候
若葉の候
若葉のすがすがしい季節となりましたが
五月晴れの好季節となりましたが
どうか健やかに、新緑の季節を満喫なさってください。
6月 梅雨の候
長雨の候
うっとうしい梅雨空の季節となりましたが
衣替えの季節となりましたが
梅雨寒の日が続いております。どうぞお体を大切になさってください。
7月 猛暑の候
盛夏の候
暑中お見舞い申し上げます
いよいよ夏の到来を迎え
猛暑の折、体調にはお気をつけください。
8月 残暑の候
晩夏の候
日中の暑さはなお厳しい毎日ですが
残暑厳しい折から
連日の熱帯夜(まだしばらく熱さは続くようでございます)、
どうかお体にお気をつけください。
9月 秋晴の候
初秋の候
秋風が快い季節となりましたが
野山も秋色を帯びてまいりましたが
朝晩はずいぶん冷えるようになりました。お風邪など召しませんようご用心ください。
10月 紅葉の候
夜長の候
秋も深まってまいりましたが
秋晴れの心地よい季節となりましたが
冷気に加わる折から、くれぐれもご自愛ください。
11月 晩秋の候
向寒の候
朝夕冷え込んでまいりましたが
菊薫る季節となりましたが
めっきり冷え込んでまいりました(季節の変わり目です)、
くれづれも体調をくずすことのないようお気をつけください。
12月 師走の候
年末の候
今年も残すところわずかになってまいりましたが
歳末何かと多端の折柄
年末に向けご多忙のことと存じますが、体調にはくれぐれもお気をつけください。

コロナ禍でのDM挨拶文のポイント・例文

新型コロナウイルス感染拡大にともなう休業や営業再開、または販促用のDMの挨拶文についても、注意すべきポイントは変わりません。大切なのは、一方的に自社・自店の状況を伝えるのではなく、お客様の不安に寄り添うこと。その上で、営業再開や販促用DMの場合は「こんな時だからこそ、お客様に笑顔になってもらいたい(お役に立ちたい)」というように、商品・サービスの訴求につなげられると良いでしょう。

アパレルECのキャンペーンDM文例
コロナで不安な今こそ、ファッションを通してポジティブな気持ちになってもらいたい。
そんな想いから特別なキャンペーンをご用意しました。
飲食店の営業再開DM文例
連日の報道で、お客様も不安な毎日を過ごされていることと思います。そんな中、たくさんのご心配のお声をいただき誠にありがとうございました。
緊急事態宣言解除に伴い、20××年△月△日(△)より営業再開させていただきます。
まだまだ先の見えない状況ではありますが、
こんな時だからこそ、当店で心と体があたたまるお時間を過ごしていただければ
とてもうれしく思います。

顧客セグメント別の挨拶文

DMの反響を高めるためには、正しくターゲットを選び、最適なメッセージを届けることが重要です。そのためには挨拶文も、届ける相手に合わせてメッセージを変えなければいけません。ここでは見込み客、既存顧客、休眠顧客、それぞれの顧客セグメントに向けた挨拶文のポイントと例文を紹介します。

新規見込み客開拓DM挨拶文のポイントと例文

    • 冒頭で「これは自分に必要なDMだ」と思ってもらう
    • 「DMを読むメリット(どんな有益な情報を載せているか)」を伝える

新規顧客獲得を目的としたDMの挨拶文で最も重要なのが、見出しを含めた冒頭部分です。見込み客は通常、知らない会社からのDMに興味はありません。にもかかわらず、最初に悠長な挨拶や売り込みをしてしまうと、「また他と同じDMか」と思われて読まれる可能性が極端に少なくなってしまいます。

新規見込み客開拓用の挨拶文例(BtoB DM)
Web制作会社経営者の方へ
価格競争に巻き込まれずに売上をアップさせる方法
「競合企業との価格競争に巻き込まれない経営を目指したい」とお考えではありませんか?
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 △△△様
大企業じゃなくても優秀な人材が集まる秘訣
「ウチは中小企業だから優秀な人材は採れない」
最近経営者の方から、そんな声をよく聞きます。しかし~

既存顧客向けリピート促進DM挨拶文のポイント

    • 顧客が「親密感」や「特別感」を感じる内容にする
    • 書き手を明確にして、「個」を前面に出す

既存顧客向けの挨拶文のポイントは、「親密感」と「特別感」。この二つを伝えることで、顧客に商品・サービスだけでなく、会社のファンになってもらうこともできます。

親密感を伝えるコツは、誰が挨拶文を書いているのか明確にすること。つまり、企業よりも「個」を前面に出すことです。顧客からすると、対企業よりも対個人の方が親しくなりやすいからです。経営者でもスタッフでもかまいません。かしこまった文章ではなく、その人の人柄が伝わるような文章で書くように心がけてください。

ショップやサロンなど、顧客と直接対面するビジネスのDMなら、担当者が接客時の会話の内容に触れるのも効果的です。「自分のことを覚えてくれている」ということが、なにより顧客の「特別感」につながります。

既存顧客向けDM(リピート促進)挨拶文の例文(美容室来店サンキューDM)
先日はご来店頂きましてありがとうございました!
新しいヘアスタイルは○○様にとってもお似合いでした。
ご家族やご友人の評判はいかがでしたか?裏面にはご自宅でできる簡単なケア方法も紹介していますので、
ぜひ参考にしてみてください。では、また〇〇様にお会いできるのを楽しみにしています!

STAFF △△△△

P.S.
××の話で盛り上がれたのも嬉しかったです。
次回用に新しいネタを仕入れておきますね笑

休眠顧客掘り起こし(カムバック)DM挨拶文のポイント

    • DMを届けた理由を伝える
    • 商品・サービスのメリットを再訴求する
    • 「今も大切に思っている」「今もウェルカム」であることを伝える

一定以上の期間、購入や来店のない休眠顧客に、オファーやキャンペーンばかりアピールしても逆効果です。場合によっては、「知らない会社から突然売り込みのDMが来た」と思われる可能性もあります。

挨拶文で大切なのは、以前ご縁があったことを伝えて会社や商品を思い出してもらうこと。そして、「DMを送った理由」を伝えることです。新しい商品・サービスの導入でも、「衣替えの季節なので」といった季節に関係したものでも、何でも構いません。健康に関する商材なら、「しばらくご連絡がなく、お体の調子が気になって」でも良いでしょう。この理由の有無が、DM全体の説得力に大きく影響します。

商品・サービスのメリットをあらためて訴求することも重要です。競合にスイッチしているからといって必ずしも満足しているとは限りません。他社にない良さを再認識してもらうことで戻ってきてもらえる可能性は高まります。

また店舗の場合は、顧客が「今さら行くのも気まずい…」と思っている場合もありますので、「今も大切に思っていますよ!」「今もウェルカムですよ!」と歓迎の気持ちを伝えることも忘れないでください。

休眠顧客向けDM挨拶文の例文(健康食品通販DM)
かつてご縁をいただいた大切なあなた様へ
特別にお伝えしたいことがございます。大変ご無沙汰しております。
今年の冬は例年にない寒さが続いておりましたが、
体調にお変わりはございませんか?さて、こうしてお手紙を差し上げたのには理由がございます。
この度、以前ご愛飲いただいていた「〇〇〇」に新しい成分が加わり、
今まで以上に、あなた様の健康をサポートできる商品にパワーアップしました。

(商品説明)

もうすぐ春。お花見やピクニックなどお出かけが楽しくなる季節ですね。
お得にはじめられるキャンペーンのご案内も同封しておりますので、
ぜひ活動的な毎日に、新しくなった「〇〇〇」をお役立てください。

また、あなた様の健康のお役に立てることを願っております。
今後とも末永いお付き合いをお願い申し上げます。

発送タイミングごとのDM挨拶文

同じ顧客に送るDMでも、発送タイミングによって挨拶文の文面を変えるとより訴求力が高まります。それぞれのDMの目的にマッチした内容にすることがポイントです。

フォローDM挨拶文のポイントと例文(例:化粧品通販DM)

タイミング別フォローDM

タイミング別フォローDM

おもに通信販売で活用されているのがフォローDMです。目的は、サンプル(お試し・トライアル)商品購入者にリピーターへとステップアップしてもらうこと。事前に設定したタイミングにあわせて、2~3回発送するのが一般的です。

顧客に納得してリピート購入してもらうには、一方的に売り込んでは逆効果です。挨拶文でも、サンプル購入後の顧客の心理を推しはかり、発送タイミングごとに伝える内容を変えていく必要があります。

フォローDMの挨拶文例

例)化粧品通販DM…初回限定スキンケアセット(1ヵ月分)購入者に3回発送

商品到着後7日目のフォローDM挨拶文
目的 トライアルセット未使用の方に使用を促す
伝えること 購入の御礼・様子伺い
先日は〇〇をご購入いただきまして誠にありがとうございました。
ご使用になられて約1週間、使い心地はいかがですか?
商品到着後14日目のフォローDM挨拶文
目的 効果が実感できない方の離脱を防ぐ
伝えること 不安や疑問の払拭・継続使用の必要性
まだ変化を感じられなくても、心配はご不要です。長くご愛用してくださっているお客様からも、『続けることで実感できるようになった』という声をたくさん戴いております。
商品到着後28日目のフォローDM挨拶文
目的 トライアルセットを使い切る直前にリピート購入へ促す
伝えること 「継続の使用の必要性・リピート購入のお得感」
使いはじめてもうすぐ1ヵ月。そろそろ変化の兆しを感じていただけましたでしょうか?継続こそ実感への一番の近道です。お客様に「いつまでも輝き続けていただきたい」という想いから、お得で便利な定期便サービスのご案内をお届けいたします。

※フォローDMの最適な発送タイミングや回数は商品によって異なります。

こちらの記事では、フォローDMについてより詳しく紹介しています。

記念日DMの挨拶文

<記念日DM

顧客との関係構築に必須ともいえるのが、「誕生日」や「父の日」「母の日」などの記念日DMです。リピート促進だけでなく、休眠掘り起こし(カムバック)施策としても活用できます。

カレンダー通りに実施するのも良いですが、自社で記念日をつくるという方法もあります。とくにオススメなのが「お客様との記念日DM」。会員制のビジネスなら登録・契約日、店舗なら初来店日を記念して発送するDMです。特別感だけでなくサプライズ感もあり、顧客一人ひとりとの関係性がグッと深まります。

誕生日DM挨拶文のポイントと例文(例:エステサロンDM)

定番ともいえるDMだけに、顧客のもとには競合他社からも同様のDMが届くかもしれません。ただ「おめでとうございます」と伝えるだけでなく、「私たちとお付き合いするとこんな良いことがありますよ」ということも、さりげなく伝えられるとベストです。

エステサロンの誕生日DM挨拶文例
〇〇様、お誕生日おめでとうございます!
この一年が〇〇様にとって幸せにあふれた最高の一年になりますように、
私たちも”美”のお手伝いをいたします!
お祝いと感謝の気持ちを込めて、
特別なプレゼントを用意いたしました。

こちらのハガキをご持参いただければ
△月△日(△)〜△月△日(△)まで
料金を△△%OFFとさせていただきます。

スタッフ一同、ご来店を心よりお待ちしております。

母の日DM挨拶文のポイントと例文(例:スポーツジムDM)

顧客に主婦層が少ないビジネスでも、顧客のお母様を巻き込むことで、新規開拓や客単価アップを図ることができます。売り込み臭のない、読み手の共感を誘う文章にすることがポイントです。

スポーツジムの母の日DM挨拶文例
「お母さんには、ずっと元気でいてほしいから」
5月○日は母の日。
いつも家族のことを一番に想い、がんばっているお母さん。
そんなお母さんに「健康」と「笑顔」をプレゼントしませんか?

△△では、会員の方限定で、母の日から1ヵ月間、
お母様に無料体験いただけるギフト券をご用意いたしました。

お客様との○周年記念DMの挨拶文(例:携帯会社DM・アパレルショップDM)

「創立〇周年」「オープン〇周年」を記念したDMは定番ですが、それよりも効果的なのが、顧客とのお付き合いの年月を祝う周年記念DMです。挨拶文では、特別感とサプライズ感を感じてもらえるよう心がけてください。

携帯会社DMの「お客様との〇周年記念DM」挨拶文例
〇〇様がご登録されて△周年
特別にプレゼントを用意しました!
いつも××をご利用いただき誠にありがとうございます。
□□年□月は会員登録されて△周年の記念の月。
感謝の気持ちを込めて特別にプレゼントを用意いたしました。
アパレルショップの「お客様との〇周年記念DM」挨拶文例
〇〇様へ特別なお知らせ○○様、×月×日は何の日かおわかりですか??
実は、○○様が初めてご来店されて□周年の記念日なんです!そこで、あらためてご縁をいただいことに感謝して、
特別なプレゼントを用意いたしました!

その他の効果的な挨拶文のテクニックと例文

最後に、意外と知られていないけれど役に立つ、効果的なテクニックを紹介します。

「追伸」を上手く活用する(例:不動産DM・食品通販DM)

封書DMの挨拶状で使われるテクニックです。実は、手紙で一番印象に残る部分が最後の「追伸」と言われています。ここで商品・サービスのメリットや限定感をあらためて伝えると、読み手の行動を後押しすることができます。

不動産DM挨拶文での「追伸」の活用例
追伸
見学会場でのしつこい営業や押し売りは一切いたしません。
一生のうちに何度もない大切な買い物だからこそ、
家選びはじっくりと時間をかけてお考えください。
小さなお子様のためのキッズコーナーも用意しております。
どうぞご安心してお越しください。
食品通販DM挨拶文での「追伸」の活用例
追伸
繰り返しになりますが、ご紹介した「紀州産高級梅干し」は、
ご契約梅農家の方のご協力により特別に仕入れることができました。
そのため、今回は限定100セットとさせていただいております。
なくなり次第終了させていただきますので、ご了承ください。

バリアブル(可変)印刷を活用する

バリアブル印刷とは、DMの一部分だけ個別に差し替えて、大量に印刷できる技術のことです。

これを使えば、挨拶文に顧客一人一人の名前を入れることができ、印字の挨拶文でも「私だけ」のパーソナル感を演出することができます。

通常の印刷の挨拶文⇒すべてのDMが同じ文章
定期会員のお客様へ秋風が心地よい季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
このたび、勝手ながらカタログ「〇〇」最新号をお届けいたしました。
お客様に喜んでもらえるカタログになるように、
スタッフ皆で意見を出しあって作りました。
バリアブル印刷を使った挨拶文⇒1通1通名前の差し替えが可能
羽生様へ秋風が心地よい季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
このたび、勝手ながらカタログ「〇〇」最新号をお届けいたしました。
羽生様に喜んでもらえるカタログになるように、
スタッフ皆で意見を出しあって作りました。

おわりに

以上、「DMの反響アップにつながる」挨拶文の書き方を紹介してきました。

たくさんのコツやポイントがありましたが、これらはあくまで基本のノウハウです。DMの挨拶状に決まりはありません。例文も参考にしながら、あなたの会社の商品・サービスにマッチした、オリジナリティ溢れる魅力的な挨拶文をつくってください。

挨拶文の文章の書き方はこちらも参考にしてみてください。

タグ : デザイン
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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。