ダイレクトメールを安く発送する方法とは?

Pocket

ダイレクトメール(以下DM)を送付している企業の多くの方が「安く発送したい!」と思っているかと思います。

その際に「送料」を安くしたいと考える方もいるかと思いますが、送料以外にも気をつけておくとDM全体のコストを大幅に抑えることもできます。

そこで、今回はDMを安く発送する方法についてご紹介します。

目次

1 ダイレクトメールを送る際にかかる費用一覧
2 コスト削減ができる主な項目
  2.1 制作費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  2.2 印刷費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  2.3 発送準備作業費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  2.4 配送費で抑えておきたいコスト削減のポイント
3 まずは抑えておきたい送るリスト精査の重要性
  3.1 リストのターゲティングを明確化する
  3.2 リストは最新の状態を保つ
4 制作費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  4.1 DMの大きさと総重量を抑える
  4.2 封筒の材質と大きさを考える
  4.3 デザイン費用の外注費用を抑える
5 印刷費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  5.1 状況に合わせて「オフセット印刷」と「オンデマンド印刷」を利用する
6 発送準備作業費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  6.1 ラベル貼りや封入作業費を抑える
  6.2 発送するDMを保管する倉庫代を抑える
7 配送費で抑えておきたいコスト削減のポイント
  7.1 郵送会社の料金を把握し、最安料金の会社を把握する
  7.2 各種割引制度を活用する
  7.3 発送代行会社を利用する
8 発送代行会社とは?
  8.1 発送代行会社の仕組みは?
  8.2 どんなメリットがあるの?
9 おわりに

ダイレクトメールを送る際にかかる費用一覧

DMを送る際には様々なコストがかかってきますが、大きく分けると下記のようになります。

総DM費 = 制作費 + 印刷費 + 発送準備作業費 + 配送費

コスト削減ができる主な項目

では、それぞれ4つの項目で、どのようにコスト削減ができるのでしょうか?

各項目でのコスト削減するポイントは下記になります。

制作費で抑えておきたいコスト削減のポイント

  • DMの大きさと総重量を抑える
  • 封筒の材質と大きさを考える
  • デザイン費用の外注費用を抑える

印刷費で抑えておきたいコスト削減のポイント

  • 状況に合わせて「オフセット印刷」と「オンデマンド印刷」を利用する

発送準備作業費で抑えておきたいコスト削減のポイント

  • ラベル貼りや封入作業費を抑える
  • 発送するDMを保管する倉庫代を抑える

配送費で抑えておきたいコスト削減のポイント

  • 郵送会社の料金を把握し、最安料金の会社を把握する
  • 各種割引制度を活用する
  • 発送代行会社を利用する

上記のように各費用で削減できる項目はいくつもあります。では、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

まずは抑えておきたい送るリスト精査の重要性

4つの項目を説明する前にまず抑えておきたいのが、送るリストの精査です。特にリストは「ターゲティングを明確化すること」と「最新のリストを保つこと」が重要です。

リストのターゲティングを明確化する

主に「配送費」に大きく関わってきますが、リスト精査をし、「ターゲティングの明確化」しておくことはとても重要です。

例えば、痩せている方にダイエットサプリのDMを送付してみると結果はどうなるでしょうか?おそらく、既に痩せている方は、ダイエットサプリには興味がないはずなので、DMを送っても反響率が悪くなり、ただムダなコストがかかるだけになってしまいます。

DMを送る際には、ターゲットを明確にして、そのターゲットに当てはまる人のリストを作成しておく必要があります。効果がありそうな層を見極め、それ以外の層は送付リストから外すなどの的確なターゲティングができていれば、発送のコストを削減し、さらに反応率や成約率といった効果の部分でも高い結果が得やすいと言えます。

また、ターゲットリストを作成する際に、見込み顧客、休眠顧客、優良顧客に分けておくことも重要です。新規顧客向けのキャンペーンを優良顧客に送ることはムダになるだけでなく、反響率を下げる原因にもなるかもしれません。

そのため、顧客リストは細分化し、それぞれのリストに合った適切なDMを作成する必要があります。

リストは最新の状態を保つ

さらに、リストは最新の状態に保っておくことが重要です。細分化されたリストであっても、引っ越しなどで商圏から外れる顧客がいたり、一度購入した顧客が数か月後には休眠客になっていたりすることもあります。

例えば、発送したDMが返送された場合、その顧客はその住所にはいない可能性が高いですよね。次回の発送時のコストを削減するためにも、その時点でリストから削除する必要があります。

顧客リストは常日頃から更新し続け、最新の状態を保ち続けることも大切です。

制作費で抑えておきたいコスト削減のポイント

リストの作成によりターゲットが明確になったら制作費関連でコストが抑えることができる項目ができているかチェックしていきましょう。

DMの大きさと総重量を抑える

まず、DMは大きさと総重量にとって料金が異なります。例えば、日本郵便を利用し、ハガキや50g以下(定形内)の手紙などを送る場合の料金は以下の通りです。

ハガキ 63円
手紙(定形郵便25グラム以下) 84円
手紙(定形郵便50グラム以下) 94円

上記は1通あたりの料金ですが、DMを何百通、もしくは何千通も送ることになると、大きさと総重量によりますが、場合によっては何十万~何百万円の発送料金がかかってきます。そのため、まずは大きさと総重量を考えることが重要です。

ここでもポイントは送るターゲットに有効な情報量やデザイン、そして送るモノの個数を決めることです。

例えば、新規顧客に対してキャンペーンの案内を送る際にキャンペーン案内の資料だけでなく、サービスの紹介、お客様の声、会社概要など送ることになったとしましょう。確かに新規顧客に自社のことをしってもらういい機会になるかもしれませんが、これだけの内容物を送ることになると、1通辺りの送料がかなりかかってしまうかもしれません。そこで、まずは、キャンペーン案内だけにするなど、ターゲットに適した有効な内容物を送ることが重要です。

また、ターゲットに適した内容物であっても、その中にも記載する必要がない情報量が掲載されていないか、サイズをさらに小さく、重量を軽くできないかもよく考えてみる必要もあります。

例えば、先ほどのキャンペーン案内を送る際にFAXを持っていない層が多いのに、FAX返信の申込用紙をキャンペーン案内に記載していた場合、用紙のサイズが大きくなるなどし、余計なコストが発生します。このように記載する必要がない情報をできるだけ除外し、DM1通あたりの重量を抑えることがコスト削減につながります。

封筒の材質と大きさを考える

封筒の材質や大きさを考えることも重要です。

例えば、透明ビニール封筒はコストが安く、未開封でも中身が見え、防水に優れているというメリットがある一方、高級感を出しにくいため、内容物によっては適さない場合があります。また、紙封筒は、信頼感や安心感を与えることができ、商材を選ばずに利用できるというメリットがある一方、利用する紙によってコストがかかってくるというデメリットがあります。

また、封筒の大きさも重要です。DMの内容物を削減し大きさを小さくしたとしても、封筒が大きいままだと折角小さいサイズの料金で発送できるはずが、大きいサイズで発送することになり、コストがかかってきてしまいます。

コスト削減することだけを考えれば、透明ビニール封筒の方が安くすむかもしれませんが、DMの内容物に適しており、ターゲットに適した封筒にしないと、反響率が低くなってしまう可能性があります。そのため、ターゲットや内容物に適した封筒でよりコストが削減できる封筒を選ぶようにしましょう。

デザイン費用の外注費用を抑える

デザインを外注することがあれば外注費用を抑えることもコスト削減に繋がります。

コスト削減する際に重要になってくるのが、下記の2点です。

  • どこまで依頼するか決める
  • 依頼する企業のメリットとデメリットをしっかりと把握する

どこまで依頼するか決める

デザインを外注すると一言でいっても、企画からキャッチコピーや全体のレイアウトの作成、最終的なデザインの作成まで全て外注するのか、企画やキャッチコピーや全体のレイアウトは自社で作成し、最終的なデザインのみ外注するか、この2つのパターンでも大きく費用が変わってきます。

そのため、まずはどこまでの作業を外注するのか決めておきましょう。

依頼する候補企業のメリットとデメリットをしっかりと把握する

コスト削減するうえで、依頼する企業のメリットとデメリットを把握することはとても重要です。

例えば、企画やラフ案の作成、そしてマーケティングについては自社でできるためデザインのみ依頼したいと考えたとしましょう。その際に、総合広告代理店に依頼してしまうとコストが高くなる可能性があります。

なぜなら、一般的に総合広告代理店はトータルでマーケティングの支援ができることが売りです。しかし、デザインの作成については、デザイン会社や印刷会社に依頼している可能性もあり、手数料が上乗せされる可能性があります。そのため、通常のデザイン会社に依頼した方がコストの削減できる可能性があるかもしれません。

一方で、企画からマーケティング支援まで丸っと一括で依頼したいと考え、デザイン会社に依頼したとしましょう。しかし、そのデザイン会社は、デザインのみしかできず、契約後にマーケティングについては別の会社に依頼してほしいと言われ、別途コストがかかってしまうかもしれません。

このように外注したい内容がきちんとできる会社に依頼しないとコストが削減できるところか、逆にコストが多くかかってしまう場合があります。そのため、依頼する候補企業のメリットとデメリットは何なのかしっかりと把握しておくようにしましょう。

印刷費で抑えておきたいコスト削減のポイント

次に印刷費で抑えておきたいコスト削減のポイントについてご紹介します。

安い印刷会社に依頼する、納期を長めにするなどいくつか方法がありますが、今回は「オフセット印刷」と「オンデマンド印刷」を状況に合わせて利用することについて紹介します。

状況に合わせて「オフセット印刷」と「オンデマンド印刷」を利用する

現在では「オフセット印刷」と「オンデマンド印刷」という2種類の印刷方法が存在します。

オフセット印刷とは、紙に印刷するためのもとになる「版」を作成し、印刷する方法のことです。(版の存在しないオフセット印刷も存在します。)

一方で、オンデマンド印刷とは、パソコンのデータなどをそのまま印刷する「版」のない印刷方法です。

オフセット印刷は、10,000通といった大量のDMを印刷する際におすすめです。一方で、1,000~3,000通程度の場合は、オンデマンド印刷のほうが低価格となることが多いです。

自社で発送したいDMの数などを考慮した上で、印刷会社に問い合わせてみると良いでしょう。

また、オンデマンド印刷はデータを入稿するだけなので、印刷完了までの流れがとても早く、スムーズに行えます。一方、オフセット印刷はまず版を作成する必要があること、作成した版を修正するとなるとさらに時間やコストがかかるといったデメリットがあります。

しかし、逆に仕上がりの美しさなどではオフセット印刷のほうが良いと言えます。ただし、オンデマンド印刷の技術もかなり上がってきているため、現代ではオンデマンド印刷が主流となりつつあります。

このように様々な特徴がありますので、2種類の印刷でどちらがお得になるのかを確認するようにしましょう。

発送準備作業費で抑えておきたいコスト削減のポイント

発送準備作業費でもコストを抑えることができます。

主にポイントは2つになります。

  • ラベル貼りや封入作業費を抑える
  • 発送するDMを保管する倉庫代を抑える

ラベル貼りや封入作業費を抑える

発送準備する際の作業は主にラベル貼りや封入作業になります。この作業を自社で行おうとした際に、通数量が少なければ他の作業と兼務で社内の誰かが作業を行うことができますが、通数量が多いと社内で行うことが難しく、人を一時的に雇うことになります。

また、人を雇うことになれば、採用するための広告宣伝費がかかってくるため、時給以外にも+αの費用が発生します。

そこでオススメなのが、発送代行会社を利用することです。後ほど、発送代行会社が行ってくれる作業内容について説明しますが、封入作業やラベル貼りだけでなくデータの加工などの発送準備に関係する作業を行ってくれ、なおかつ、自社で作業を行うよりも安い料金行うことができる可能性があります。

また、DMのデザイン作成なども行ってくれるので、丸っと作業を委託することも可能ですので、オススメです。

発送するDMを保管する倉庫代を抑える

封入作業やラベル貼りなどを行う作業場の金額、DMを保管しておくための倉庫代を抑えることも重要です。

自社に大きな作業場や倉庫を持っているのであれば、そこで作業や保管をすれば問題ないですが、もしも自社で持っていない場合は倉庫を借りる必要があります。

しかし、倉庫を借りるよりも発送代行会社を利用することが、大きなコスト削減に繋がる可能性が高いです。

ここでも発送代行会社に依頼するのがオススメです。発送代行会社は封入作業などを行ってくれるだけでなく、自社で倉庫を保有している会社が多いため、発送するまでのDMも保管もしてくれます。そのため、倉庫を別で借りる必要がなくなるため、コストを削減することが可能となります。

配送費で抑えておきたいコスト削減のポイント

最後のコスト削減のポイントが発送費についてです。

こちらのポイントは主に下記3つのポイントになります。

  • 郵送会社の料金を把握し、最安料金の会社を把握する
  • 各種割引制度を活用する
  • 発送代行会社を利用する

郵送会社の料金を把握し、最安料金の会社を把握する

まず一番重要なのが、郵送会社の料金を把握しておくことです。

DMの発送を行ってくれる会社は、主に下記の4つです。

  • 日本郵便
  • ヤマト運輸
  • 佐川急便
  • 西濃運輸

規格が200g~1kgのA4サイズはヤマト運輸がオススメ、法人登録している企業の200g以下でA4サイズは飛脚ゆうメール便がオススメ、ハガキDMは日本郵便がオススメ、とサイズや総量によって安く送れるオススメの会社は異なります。

また、土日に着くように送りたい、追跡番号がついていた方がいいなどによっても、そもそも送ることができる企業が異なります。

そのため、まずは各社の特徴をしっかりと理解し、自社の送りたい要件を満たしており最安値で送れる企業はどこかしっかりと把握しましょう。

各種割引制度を活用する

ただ、安い会社に依頼するだけでなく、各社の割引制度を利用することも有効です。特に日本郵便は割引制度が豊富で下記のような割引制度があります。

  • 広告郵便物割引
  • 区分郵便物割引
  • バーコード付き郵便物割引
  • ゆうパック割引
  • ゆうパケット
  • ゆうメール割引

住所や配達先の郵便番号ごとに区分や結束を行う、DMにバーコードを記載するなど作業を行う必要がある場合もありますが、通常送料よりも安く発送できる可能性がありますので、状況に合わせて利用しましょう。

発送代行会社を利用する

発送代行業者を利用することで、・日本郵便、ヤマト運輸、佐川急便、西濃運輸の各社を利用するよりも安く発送できる可能性があります。

発送代行業者に依頼することで、封入やラベル貼りなどの作業費と送料の料金を合わせても、先ほどの4社より抑えることができる場合もあります。その場合は、配送費を抑えることができるだけでなく、発送準備作業費も抑えることができるため、DM費全体を大幅に抑えることができます。

発送代行会社とは?

DMのデザイン・印刷・封入・ラベル貼り・発送物の保管などの作業を行え、発送物を郵便局や配達会社へ持ち込むまでの作業をワンストップで行える会社になります。

発送代行会社の仕組みは?

では、発送代行会社の仕組みについて見ていきましょう。

発送物を送りたい企業と発送物を送ってくれる発送業者の間に立ちサービスを展開しています。

発送物を送りたい企業は、安く発送して利益を多くしたいと考えます。一方で発送業者は発送物を回収する窓口をなるべく少なくして回収作業工数を少なくしたいと考えます。

そこで、この2つの悩みを解決するのが、発送代行会社になります。

発送代行会社は多くの企業の発送物を取りまとめて各発送業者に引き渡します。大量の発送物の回収窓口が一本化される事で発送業者の回収作業工数が減るため、発送代行会社は発送業者から最安値での卸値をもらっています。

一方で発送物を送りたい企業は発送代行会社に依頼をすることで低価格で発送することができるため、その分利益を出すことができます。

このように双方が求めることを解決することができるのが発送代行会社になるのです。

さらに、多くの発送代行会社は、自社に印刷するための印刷機や封入するための封入機、そしてこれらの作業を手作業で行う場合の人材を抱えているため発送に必要な作業を全て請け負うことが可能です。また、発送業者が発送物を受け取りにくる保管場所も持っているため、発送までの保管も自社で行うことができます。

さらに、自社にDMのデザインを行う部署やキャッチコピーを考える部署を持っているため、DMの企画・制作の支援も可能です。

このように発送代行会社はDMの企画・制作・印刷・封入・保管といった全ての工程を支援することが可能なのです。

どんなメリットがあるの?

発送代行を利用すると下記のようなメリットがあります。

  • 安く発送できるためコスト削減が可能
  • 人員削減ができ人件費が抑えることも可能
  • 業務の効率化をすることが可能
  • デザイン、印刷、作業、発送をまとめて依頼できる為、依頼する業者を分けずに済む
  • 作業スペースや保管スペースを確保しなくていい

業務の効率化、スペースや人員の削減ができるだけでなく、DMに関わるコストも削減することができるのです。

おわりに

DMでコスト削減ができる項目と発送位代についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

DMのコスト削減でも削減できるポイントはいくつもあります。その中でも特に発送代行業者を利用することはとても有効な手段です。

当社でも、発送代行を行っておりますので、もしも、DMのコスト削減をお考えのご担当者様がいましたらお気軽にご相談ください!

Pocket