ダイレクトメールの封入・封緘作業を外注して業務効率化する方法

2019.06.24DMの発送記事一覧

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ダイレクトメール（以下：DM）の発送作業を自社で行う場合、最も手間がかかるのが封入・封緘作業かもしれません。（「封入」とは封筒の中にチラシやパンフレットなどを入れる作業、「封緘」とは封筒をノリやテープなどで閉じる作業のことをいいます。）

今回は、これらの面倒な作業を外注して業務効率化する方法についてご紹介いたします。

1 封入・封緘作業を自社でやると大変…
- 1.1 封入・封緘作業を自社で行う際に必要な作業
- 1.2 封入・封緘作業を自社で行うことによるデメリット
2 実は、発送代行業者がやってくれる！
3 発送代行業者が行う作業内容
4 封入・封緘作業を外注することによるメリット
5 封入・封緘作業を外注する際に準備すること
6 封入・封緘作業を外注する際の業者選定のポイント
7 おわりに

封入・封緘作業を自社でやると大変…

「DM発送にかかるコストを削減するためには、外注せずに社内でやるのが一番！」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、封入・封緘作業は根気が必要で時間も人手もかなりとられます。

封入・封緘作業を自社で行う際に必要な作業

封筒や封入物（チラシなど）、ノリ、テープなどの用意
封入物を封筒に入るサイズに折る
封筒にノリやテープを貼って閉じる

単純作業ですが、封入物を1枚1枚きれいに折るのは非常に神経を使います。多くの場合、封入物は4〜5枚になると思いますが、仮にDMを1,000通送るとしたら、折りの作業だけで約5,000通分にもなる計算です。さらに、封筒を閉じるノリがはみだしたり、テープの長さを揃えるのが大変だったりして、手先が器用な人でもかなり手こずりそうです。

封入・封緘作業を自社で行うことによるデメリット

通常業務に差し障る

電話をとりながらや他の作業をしながら、封入・封緘作業をするのは非常に難しいと思われます。また、封入・封緘作業に集中しすぎると通常業務が疎かになってしまう可能性もあります。

人件費がかさむ

封入・封緘作業のために社員が残業をすると残業代が、作業の為にアルバイトやパートを雇うとその給料が必要になってきます。

仕上がりが汚くなりがち

封入・封緘作業を自社で行う場合は手作業になることが多いため、封入物をまっすぐキレイに折れなかったり、ノリづけがうまくできずに封筒が汚れてしまったりしがちです。DMは大切なお客様にお届けするものなので、仕上がりが汚くなるのはいただけませんね。

実は、発送代行業者がやってくれる！

このようなDM発送にかかわる煩雑な作業を代行するのが、DM発送代行業者です。

代行する作業の範囲は会社によって異なりますが、封入・封緘作業だけでなく、マーケティング、印刷、発送、反響率の測定なども行うので、「DMを初めて発送する」という企業・お店はもちろん、「DMは何度も送ったことがあるけど、もう少し効率化したい、コストダウンしたい」という場合もとても頼りになります。
発送代行業者について詳しくは下記をご確認ください。

⇒発送代行業者とは？外注して今よりDMを安く発送する方法について

発送代行業者が行う作業内容

前述したように発送代行業者はDM発送にかかわるあらゆる作業を代行しますが、ここでは封入・封緘作業についてご説明します。

発送代行業者に封入物と封筒を渡すと、まずは封入物を封筒に入るサイズに折ります。この作業は部数が少なければ手作業の場合もありますが、多いときは機械で行います。折り方は単に二つに折るだけでなく、三つ折りや四つ折りなどの指定も可能。チラシなどの場合、最も読んでほしいキャッチコピーやメインビジュアルなどが最初に目に入るような折り方にするのが大事です。

また、封入物は複数枚になることが一般的なので、一番上に挨拶文、次にチラシ、その次に注文書などの順番になるように封筒に入れます。これらの封入物を入れる順番も指定できます。封入作業が済んだら、手作業または専用の機械で封緘作業を行います。

封入・封緘作業を外注することによるメリット

発送代行業者に封入・封緘作業を依頼することにより、以下のようなメリットがあります。

コストが削減できる

社員の残業代やアルバイトの給料などが節約できるほか、不慣れな人による作業ではどうしても折り間違い、貼り間違いが発生しやすくなるため封入物や封筒のロスが避けられませんが、発送代行業者に任せると専任のスタッフが作業するため、自社で行うよりロスも少なくなります。

作業がスピーディーに進む

専任のスタッフが専用の機械を使って（手作業の場合もあり）行うため、自社で行うよりもはるかにスピーディーに作業が進みます。

見た目がキレイ

不慣れな人が行うより、専任のスタッフが作業する方がミスが少なく仕上がりもキレイになるのは当然のことですね。

封入・封緘作業を外注する際に準備すること

顧客に発送したい封入物（チラシやパンフレットなど）と封筒を用意します。さらに封入物の折り方や封筒に入れる順番についてもあらかじめ考えておき、代行業者に指示します。

初めてDMを発送する場合は、折り方や封入する順番などについてどうした方が効果的なのかわからない…ということもあると思います。発送代行業者によってはアドバイスをしてくれるところもあるので、わからないときは相談してみましょう。

封入・封緘作業を外注する際の業者選定のポイント

インターネットで発送代行業者を検索すると、とても多くの会社が出てくるので、どこを選んだらいいかわからなくなりますよね。

DM発送に慣れている企業やお店の場合は、部分的に代行してもらえば問題ないですが、慣れていない場合は、DMの企画の段階から代行してくれる会社の方が安心かもしれません。

コスト面や効果面を考えて、どの部分をどの程度代行してもらうかを事前に考えておくことが必要です。業者選定の際にチェックしたいポイントを以下にまとめました。

金額やスケジュールを確認

発送代行業者のサイトを見ると、オンラインで無料見積もりができる会社が多いようです。

会社の実績などをチェックしたら、まずは見積もりをとることをおすすめします。このとき、1社だけでなく複数の会社から見積もりをとると、相場がだいたいわかります。

さらにスケジュールに関しても「だいたい」や「多分」ではなく、確実に作業が行える日程を確認しておきましょう。発送代行業者は複数の会社と取引しているので、日程的にギリギリの発注だと仕事を引き受けてもらえない可能性もあります。スムーズな進行のためにも、発注は余裕を持って行いましょう。

代行する作業の範囲はどこまでか

同じように発送代行業者を名乗っていても、発送のみを行うところ、印刷も行うところ、企画から行うところ、発送後の効果測定まで行うところなど、業者によって代行する業務の範囲は異なります。

丸投げできるところは確かにラクですが、費用もその分かかります。とはいえDMのプロのアドバイスを聞けるので、DM発送がまったくの初めてという場合にはおすすめです。もう何度もDM発送をしているという場合は、コスト削減になりそうな部分を代行してもらいましょう。

個人情報の管理は万全か

DMは個人情報のかたまりです。個人情報保護の法律ができて以来、企業による個人情報の漏洩に対して社会の目は非常に厳しくなっています。そんな重要な個人情報を、安心して預けることができる業者を選ぶにはどういう点をチェックすればいいのでしょうか。

必ず確認したいのは「プライバシーマーク」を取得しているかどうかです。プライシーマークを取得している業者は、情報管理が正しく行われていると考えていいでしょう。

なお、プライバシーマークに付随している数字の最後に記載されている（　）内の数字は、プライバシーマークの更新回数です。この数字が大きいほど、個人情報に関して以前から高い意識を持っていると考えられます。

おわりに

発送代行業者を利用して、DM発送にかかわるコストをダウンし効率をアップする方法をご紹介しました。

DM発送業務の中でも特に手間がかかる封入・封緘作業を発送代行業者に依頼するときは、業者の実績はもちろん、金額やスケジュールの確認、個人情報の管理が正しく行われているかも必ずチェックしてください。自社でできること、代行してもらった方がいいことを明確にして、発送代行業者を上手に利用しましょう。