【例文あり!】オフィス・事務所移転案内状の書き方とポイント

2019.03.18発送代行記事一覧
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このたびは移転おめでとうございます!

ご存じのとおり、ビジネスではオフィスや社屋、店舗の移転が決まったら、事前に取引先や顧客にお伝えするのがマナー。さっそく移転案内状の準備をはじめましょう。

この記事では、これから初めて移転案内状を作成するあなたのために、マナーに則った正しい書き方と送り方を見本とともに紹介していきます。会社・法人宛てのお手紙も、店舗やショップから個人のお客様宛てに送るダイレクトメール(以下:DM)もバッチリ。例文も満載ですので、雛形・テンプレートとしてどんどん活用してください。

書く前に知っておきたい移転案内状送付のルール

まずは会社・法人向け移転案内状の「送り方」に関するルールを2つ紹介します。

移転案内の正しい送付方法は?メール・FAXでもいいの?

移転案内状のような儀礼・社交的な通知は、やはり丁寧に紙で伝えるのがベストです。もちろんEメールで送ってもかまいませんが、「Eメールのみ」で済ますのは避けましょう。相手によってはこころよく思われなかったり、大量のメールにまぎれて見落とされたりする可能性もあります。

紙でもっともポピュラーなのは、角の丸い白カードか官製ハガキ。白カードにはハガキ2枚分サイズの「二つ折り」タイプとハガキ大の「単カード」と呼ばれる2種類があり、文章量によって使いわけます。他にも一般的なビジネス文書と同じ、A4用紙に印刷した案内状も使われています。

クリエイティブな業種や、移転を機にブランドイメージを変えたいと考えているなら、ポストカードや自社でデザインしたハガキを使うのもよいでしょう。なお、FAXで儀礼文書を送るのは基本的にマナー違反とされています。

移転案内状を送るタイミングはいつ?

通常、移転案内状は新住所での業務がはじまる1ヶ月前〜2週間前までには送付します。

早いと思われるかもしれませんが、移転にともなう作業が発生するのは自社だけではありません。取引先も顧客データや宛名ラベル変更などの手間がかかります。案内が遅いと、請求書が旧住所に届いてしまったという事態を招くおそれもあります。移転後も円滑なやりとりを続けるためにも、つねに取引先に配慮した対応を心がけましょう。

白カード・ハガキの移転案内状の書き方と例文

白カードとハガキの移転案内状の書き方のポイントを見本を例に紹介します。

二つ折りカード

移転案内状の書き方と例文_二つ折りカード

縦書きハガキ・単カード

移転案内状の書き方と例文_縦書きハガキ・単カード

横書きハガキ・ポストカード

移転案内状の書き方と例文_横書きハガキ・ポストカード

もともと移転案内状のような社交・儀礼文書には句読点(「、」「。」)をつけないのがマナーでしたが、現在ではどちらのパターンも使われています。

移転案内状の文章には、以下〈1〉から〈7〉の要素を入れます。

〈1〉件名

よく使われるのは「事務所(オフィス、社屋)移転のお知らせ」「事務所移転のご案内」といった件名です。ただし、文字量やデザインの都合上、あえて件名を入れない場合もあります。ブランドイメージやデザインのトーンに合わせて、「We move!」「MOVE」など英語の表現が使われることもあります。

〈2〉頭語と結語

移転案内状の場合は「拝啓」と「敬具」のセットが一般的です。

〈3〉時候の挨拶

「拝啓」の後に一文字空けるか改行し、「時下」または季節に合わせた時候の挨拶を入れます。

〈4〉日付

送付日(投函日)を明記します。移転先での業務開始日の1ヵ月前~2週間前までには送付しましょう。数字は縦書きの場合は漢数字(一、二、三…)、横書きは算用数字(1、2、3…)を使います。

〈5〉新しい住所・連絡先

移転先の住所・連絡先は、わかりやすいように別記で箇条書きにします。電話やFAX番号の変更もここに記載します。どちらも変更しない場合は、「尚、電話番号・FAX番号は従来通りです」と書き添えておきましょう。

なお、通常の記書きは結語として「以上」と記すのがルールですが、移転挨拶状には必ずしも入れる必要はありません。番地の数字は日付と同様、文字の向きにあわせて縦書き・横書きを使い分けます。

〈6〉業務開始日

移転先での営業開始日を明記します。移転にともない休業日が発生する場合は、下記のように記書きに移動日を明記するか、副文として書き添えます。

移転案内状の文章の書き方_業務開始日

〈7〉アクセス地図

必須ではありませんが、載せておくと丁寧な印象が伝わります。最寄り駅の出口番号や所要時間(徒歩○分など)も明記するとよいでしょう。

移転案内状文章の例文サンプル集

上で挙げた見本以外の文章をいくつか紹介しますので参考にしてください。

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜りまことに有り難く厚く御礼申し上げます。
 さて、このたび業務の効率化を図るため、本社を下記(左記)に移転することになりましたのでご案内申し上げます。
 何卒今後とも倍旧のご支援ご指導を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
 まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。

敬具
拝啓 若葉の候、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜りまして、まことにありがたく、厚く御礼を申し上げます。
 さて、おかげさまで従業員も増え、手狭になりましたことから、このたび下記(左記)の場所に移転することになりました。従業員一同、心機一転して業務に励む所存でございます。今後とも倍旧のご支援ご指導をいただきますよう、心よりお願い申し上げます。
 略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。

敬具
拝啓 新緑の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご厚誼ご高配を賜りまして有り難く厚く御礼を申し上げます。
 さて、この度平成〇〇年〇月〇日より、下記(左記)へ事務所を移転することになりました。これを機会に社員一同、一層の努力を致す所存でございますので、何卒倍旧のお引き立てを賜りますよう心よりお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます。

敬具
拝啓 若葉の候、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
 さて、弊社儀、6月1日(土)をもってオフィスを下記(左記)へ移転いたしますのでご通知申し上げます。
 旧オフィスは交通の便の悪さでなにかとご迷惑をおかけしておりましたが、今後はご用命に十分応ずることができますので、何卒旧に倍してお引き立てのほどお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら書中にて移転のお知らせのみ申し上げます。

敬具

白カードを封入する洋封筒のルール

白カードの移転案内状は洋封筒に封入して送付します。通常のビジネス文書で使う和封筒にはないルールもあるので注意しましょう。

白カードを封入する洋封筒のルール

宛先の書き方

送付相手の会社の住所・社名・部署・役職・氏名を書きます。住所は都道府県から書くのがマナーです。社名も(株)(有)などと省略せず、株式会社、有限会社と明記します。

裏書き(差出人の住所・氏名)の書き方

封じ目(「〆」「封」)の左側に移転前の旧住所を書きます。

封の向き

封筒のふたが右側にくるように封をします。

洋封筒の宛名・裏書きなどの正しい書き方についてはこちらの記事もご覧ください。

ハガキの宛名の書き方はこちらの記事が参考になるでしょう。

A4文書の事務所移転案内状の書き方と例文

A4文書の事務所移転案内状の書き方と例文

一般的なビジネス文書と同じように、和封筒で送付するタイプの移転案内状です。文章の基本的な内容・構成は白カードやハガキと変わりません。見本では「取引先各位」となっていますが、より丁寧に一社ずつ社名・役職・氏名を書いてもよいでしょう。

メールでの移転案内の書き方と例文

メールでの移転案内の書き方と例文

上述のとおり、メールのみでの移転案内はオススメできません。あくまでメールは、会社としてではなく担当者レベルの案内に使うのがよいでしょう。

文章については、内容に漏れがなければ紙よりフランクでもかまいません。見本には書かれていませんが、電話・FAXの変更がある場合、「電話帳(ご登録)の変更をよろしくお願いします」と書き添えるとより丁寧です。文末は「書中にて」ではなく、「メールにて」となりますので注意してください。

オフィス移転記念パーティー案内状の書き方と例文

企業によっては取引先を招いて移転パーティーや完成披露会などを開催するところもあるかと思います。その際に送付する招待状の見本を紹介します。

オフィス移転記念パーティー案内状の書き方と例文①

文章でことさら新オフィスや新社屋をアピールするのは印象がよくありません。あくまで「日ごろの感謝を述べる会」という趣旨にしましょう。

副文に問い合わせ窓口担当者の氏名と連絡先を明記します。また、出欠確認のために下のような返信用ハガキを同封するのが一般的です。

オフィス移転記念パーティー案内状の書き方と例文②

店舗のお客様向け移転案内DMの書き方と例文

ショップやサロン、飲食店などから、個人のお客様にDMとして送る移転案内状の書き方と文例を紹介します。

文章を書く上でのポイントは次の3つです。

  • ご愛顧への感謝の気持ちを伝える
  • 新店舗への期待感を高める
  • 新店舗での営業開始日を明記する

マナーが大切なのは企業宛ても個人宛ても変わりませんが、店舗の場合はお客様との関係性やブランドイメージによって、時候の挨拶や頭語・結語を省略することもあります。

「新店舗の期待感を高める」については、「広くなる」「交通の便がよくなる」「新しいサービスを導入する」といったように、来店のメリットを具体的に書くと効果的です。また、移転リニューアルキャンペーンを実施して「このハガキをご持参の方は〇%OFF」などの特典をつけるとDMの反響(来店率)アップが期待できます。

アパレルショップの移転案内DM文章例

移転リニューアルのお知らせ

いつも〇〇〇をご愛顧いただきまして誠にありがとうございます。
さて、突然のお知らせで恐縮ですが、このたび店舗を移転することになりました。

それに伴い、旧店舗での営業を△月△日(△)にて終了させていただきます。お客様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

スタッフ一同、これまで以上にゆったりとお買い物をお楽しみいただける70坪の新店舗でみなさまのお越しを心待ちにしておりますので、今後ともご愛顧いただきますようお願いいたします。
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。

美容室・サロンの移転案内DM文章例

20××・××・×× Renewal Open!

いつも当店をご愛顧いただきまして、誠にありがとうございます。
このたび皆さまのおかげをもちまして、店舗を下記へと移転し、「ヘアーサロン〇〇〇」として、新たにスタートさせていただくことになりました。

これを機に、より質の高い技術とサービスで、いままで以上に皆さまの美と笑顔のお手伝いをできればと思っておりますので、今後とも変わらぬご愛顧をよろしくお願いいたします。
まずは書中にてご挨拶申し上げます。

飲食店の移転案内DM文章例

大切なお客様へ

拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
いつもダイニング&バー○○○○をご利用いただきありがとうございます。
さて、この度当店は店舗を下記に移転し、〇月〇日(〇)より新店舗で業務を開始いたします。

移転にともない、これまでのご愛顧への感謝の気持ちをこめて、△月△日(△)~△月△日(△)にご来店いただいたお客様でこのハガキをご持参の方に、フードを全品半額でご提供させていただきます。ぜひご来店ください。

これを機会に、スタッフ一同いままで以上の「おもてなし」の精神でサービスの向上に努めてまいります。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

おわりに

最後に書き方と送り方以外のアドバイスを。

移転案内状にかんする作業で、意外と大変なのが送付先のリストアップです。しばらくやりとりのない取引先の場合は担当者が変更している可能性もありますし、焦ってチェックすると出し忘れや誤送付の原因にもなります。あらかじめ制作・発送スケジュールに組み込んでおくとよいでしょう。

あと、案内状には直接関係ありませんが、個人の引越作業をためこんでいると移転直前に地獄をみることになりますので(経験者です)、毎日少しずつでも進めておくことを全力でオススメします。要は何ごとも余裕が大切ということですね。

それでは、新しいオフィス・店舗での御社の成功を願っております!

 

タグ : デザイン
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DM Watch 編集部

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ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。