DMのカバーレター(送付状/添え状)のマナーと作成のコツ

2018.07.23発送代行記事一覧
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ダイレクトメール(以下:DM)で資料やカタログなどを発送する際に封入するカバーレター。送付状、添え状とも呼ばれ、あくまで形式的なものではありますが、マナーに反した書き方をしてしまうと、「この会社、なんだか信用できないな…」と思われてしまう恐れもあります。

せっかく商品・サービスに興味をもってくれたお客様に、悪い印象を与えてしまってはもったいないですよね。この記事では、マナーに則ったカバーレターの基本的な書き方を例文とともにご紹介します。是非ご参考ください。

カバーレター(送付状)の目的は?

カバーレターの目的は、「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを送付先に示すことです。受け手が封筒を開封したときに最初に目につくように、一枚目(一番上)に封入します。

カバーレター(送付状)は必ず封入した方がいいの?

カバーレターは必ずしも封入しなければならないわけではありません。実際にビジネスシーンでも、スピードや簡潔さを優先して、資料や書類だけを郵送している企業もあります。

しかし、受け取る立場に立って考えてみるとどうでしょう。ただモノだけが届くよりも、たった一枚のカバーレターが入っているだけで、「大切に思ってくれているんだな」と温かい気持ちになりませんか?

そう、実はカバーレターは、送る側の相手に対する心遣いや、大切に思う気持ちを伝えるものでもあるのです。同じ商品・サービスを購入するなら、そんな心配りのできる企業から買いたいですよね。面倒くさがらずに、ぜひ封入することをおすすめします。

印刷と手書きのどちらがいいの?

印刷と手書き、どちらでも構いません。ただし、いずれの場合も読みやすい文字やレイアウトにすることが大切です。

パソコンで作成する際は、明朝体などの正規のフォントで、大きめのサイズで作成しましょう。手書きの場合は、一文字一文字丁寧に書くよう心掛けてください。時間はかかりますが、受け手に深い印象を残せるはずです。

カバーレター(送付状)の文章例

B to B、B to Cそれぞれのカバーレターの一般的な文章例を紹介します。

B to B(法人向け)カバーレター(送付状)の文章例

資料請求の申し込みがあった法人見込み客に、資料を送付する際に封入するカバーレターの例文です。

B to B(法人向け)送付状の文章例

B to C(消費者向け)カバーレター(送付状)の文章例

カタログ請求の申し込みがあった見込み客に、カタログを送付する際に封入するカバーレターの例文です。

B to C(消費者向け)送付状の文章例

カバーレター(送付状)に必要な9つの要素

カバーレターには一般的に以下の9つの要素を入れます。書き方のポイントとあわせて紹介します。

日付(1)

作成日ではなく、投函(郵送)日を記載します。和暦・西暦はどちらでも構いません。

宛先(2)

B to Bの場合は会社名と部署名、担当者(資料申込者)名を記載します。会社名・部署名までしかわからない場合は「御中」、担当者名がわかっている場合は「様」をつけます。※担当者名を記載する場合は、宛先とカバーレターを照合して封筒へ封入する必要がありますので、照合を間違えないよう十分に注意が必要です。

差出人名(3)

B to Bの場合は担当者の名前、メールアドレスまで記載しておくと、素早いレスポンスが期待できます。印刷の場合も、担当者名だけでも手書きにすると印象に残りやすくなるでしょう。記載位置は例のように日付の下でも、文末でもかまいません。

タイトル(4)

「何を」送ったのか一目でわかるように記載します。

頭語と結語(5)

 「拝啓」「敬具」のペアが一般的です。

挨拶(6)

 「拝啓」の後に一文字空けるか、改行して記載します。例以外では、次のような挨拶文が一般的です。

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます

ちなみに、「ご清栄」は健康と繁栄を指し、法人・個人(消費者)向け両方に使用できますが、「ご清祥」は健康や幸せを指し、個人(消費者)向けに使われます。

ひと手間かけて、季節にあわせた時候の挨拶を入れるのもベターです。

春の時候の挨拶

「陽春の候」「桜花の候」「新緑の候」「若葉の候」

夏の時候の挨拶

「盛夏の候」「猛暑の候」「残暑の候」「晩夏の候」

秋の時候の挨拶

「初秋の候」「紅葉の候」「秋晴れの候」「晩秋の候」

冬の時候の挨拶

「厳寒の候」「師走の候」「余寒の候」「立春の候」

記書き(7)

同封する資料と部数を箇条書きで記載します。

備考(8)

カタログ商品に金額変更があった場合など、資料について捕捉説明が必要な場合は、備考として記載します。

以上(9)

「記」以下を締めくくる言葉です。通常は「以上」の下には何も記載しません。

6 書く際に抑えておきたいポイント

カバーレターはシンプルに書くことが一番のポイントです。本文の文章は一文を短く、レイアウトやデザインも凝る必要はありません。受け取った方が、「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのか一目でわかるように心がけて作成してください。

おわりに

以上、カバーレター(送付状/添え状)の基本的な書き方を紹介してきました。一度覚えてしまうと簡単ですが、慣れたからといって気を緩めてはいけません。とくに宛名に誤字・脱字があっては失礼にあたります。毎回、必ず封入前に見直しをしてください。

カバーレターは会社の品格をあらわすもの。上に書いたように、たった一枚のカバーレターが、大きな信頼や成果につながる可能性もあります。「たかがカバーレター」とあなどることなく、丁寧に、心を込めて書きましょう。

なお、DMの挨拶文・挨拶状の書き方も知りたいという方は、こちらの記事を参考にしてください。

 

タグ : デザイン
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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。