信書の発送(信書便)で注意したいポイントと発送可能な企業

2018.09.10発送代行記事一覧
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DMを発送する際、送料をなるべく安く抑えたいという理由で宅配業者のメール便(DM便)や日本郵便のゆうメールなどを利用することは多いと思います。ところが、それらの発送方法を使えないケースがあるのをご存じですか?それは、「信書」とされるものを送るときです。
信書を「第一種郵便物(手紙)」「第二種郵便物(はがき)」「レターパック」などの決められた手段以外で送ると、罰せられるので注意が必要になってきます。
ここでは、信書を発送する際に注意したいポイントと信書が発送できる代表的な企業などをご紹介します。

信書とは?

信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法および信書便法によって規定されているものです。

「特定の受取人」とは、差出人がその意思又は事実の通知を受け取る者として定めた者のこと。「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の考えや思いを表現し、または現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えること。「文書」とは、文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです(電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません)。…この説明だけで「なるほど!」とはなかなか思えないので、具体例を挙げてご説明します。

※電磁的記録物とはCD、DVD、USBメモリのこと。外見上だけでは内容がわからないので、信書には該当しません。

信書に当てはまる書類について

では一体、どんなものが信書でどんなものが信書ではないのか?
総務省のガイドラインを参考に、まとめてみました。

信書に該当する文書

  • 請求書の類
    納品書、領収書、見積書、契約書など
    ※通信販売の商品を発送する際に添える納品書や挨拶状などは、信書であっても宅配便に同封することが認められています。この場合、納品書や挨拶状などは無封(封をしない)の状態であることが条件です。
  • 会議招集通知の類
    結婚式の招待状、業務を報告する文書
  • 許可書の類
    免許証、認定書、表彰状など
  • 証明書の類
    印鑑証明書、健康保険証、健康診断結果通知書、調査報告書など
  • ダイレクトメール
    文書自体に受取人が記載されている文書
    商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書

信書に該当しない文書

  • 書類の類
    新聞、雑誌、会報、手帳、カレンダー、ポスターなど
  • カタログ
  • 小切手の類
    手形、株券、為替証明など
  • プリペイドカードの類
    商品券、図書カード、プリントアウトした電子チケットなど
  • 乗車券の類
    航空券、定期券、入場券など
  • クレジットカードの類
    キャッシュカード、ローンカードなど
  • 会員カードの類
    入会証、ポイントカード、マイレージカード
  • ダイレクトメール
    専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
    専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
  • その他
    説明書の類(市販の食品や医薬品、ソフトウェアなど)、名刺、配送伝票パスポートなど

DMにかかわることでいえば、挨拶文などに「〇〇様へ」と印刷したり、ハガキに「〇〇様への特別ご優待」など受取人を特定する文言を入れたりすると信書とみなされます。DMの文書そのものに顧客の名前を入れるのは、よく使われる手法ではないでしょうか。これが信書になるということに驚かれる方も多いかもしれません。商品カタログやキャンペーンのお知らせなどは、不特定多数に配布することを前提につくられたものなので、信書に該当しないといえます。

信書が送れる信書便業者とは?

以前は、信書を発送できるのは日本郵便のみだったのですが、法改正によって平成15年4月から民間企業も参入できるようになりました。

信書便法に基づき総務大臣の許可を受けたものは信書便事業者として信書の送達を行うことができます。信書便業者には一般信書便業者と特定信書便業の2種類があります。

一般信書便事業

一般信書便役務を全国提供する条件で、すべての信書の送達が可能になる「全国全面参入型」の事業です。

長さ、幅および厚さがそれぞれ40㎝以下、30㎝以下および3㎝以下であり、重量が250g以下の信書便物を国内において差し出された日から原則3日以内に送達する役務を果たす必要があります。

※平成30年7月17日時点では、一般信書便事業者として参入している企業はありません。

特定信書便事業

創意工夫を凝らした多様なサービスを提供する「特定サービス型」の事業で、次のいずれかの特定信書便役務を果たす必要があります。

  1. 長さ、幅および厚さの合計が73㎝を超え、または重量が4kgを超える信書便物を送達する役務
  2. 信書便物が差し出されたときから3時間以内に当該信書便物を送達する役務
  3. 料金の額が800円を超える信書便物を送達する役務

信書が送れる代表的な企業とは?

日本郵便

定形郵便

最も一般的な方法で普通郵便と呼ばれています。

重量50g以内で、たて23.5㎝、横12㎝、高さ1㎝までとなります。
全国一律82円または92円になります。

定形外郵便

定形郵便のサイズを超えると定形外郵便になります。

規格内

重量1kg以内で、たて34㎝、横25㎝、高さ3㎝以内となります。
料金は重量によって120円から570円になります。

規格外

重量4kg以内で、たて・横・高さの3辺の合計が90㎝以内となります。(長辺が60cm以内)
料金は重量によって200円から1330円になります。

レターパックライト

重量4kg以内で、たて34㎝、横24.8㎝、厚さ3㎝までとなります。
全国一律360円になります。
なお、専用の封筒が必要ですので、注意してください。

スマートレター

重量1 kg以内で、たて25㎝、横17㎝、厚さ2㎝までとなります。
全国一律180円になります。
なお、専用の封筒が必要ですので、注意してください。

佐川急便

飛脚特定信書便

航空機の利用により、北海道から沖縄まで翌日配達が可能です。

サービスエリアは全国(離島を除く)になります。

取り扱いサイズは下記の2つになります。

飛脚特定信書便(1号)

長さ、幅および厚さの合計が73㎝を超え160㎝以内、又はは重量が4kgを超え30kg以内が対象となります。

飛脚特定信書便(3号)

たて・横・高さの3辺の合計が160㎝以内、重量30kg以内が対象となります。

西濃運輸

カンガルー信書便

集荷先・届け先の定まった定期的な配送(巡回集配サービス/定期集配サービス)を原則としたサービスです。サービスエリアは営業所によって異なるため直接お問い合わせください。
たて・横・高さの3辺合計が90㎝を超え、180㎝以内。または重量が4kgを超え50 kg以内が対象となります。
なお、1ヵ月の取引日数が15日程度および半年以上継続して差し出す信書郵便であることが条件で、事前申し込みが必要ですので注意してください。

おわりに

パンフレットやチラシなど、一般的なDMは、ほとんどの場合信書にあてはまらないといっていいでしょう。ただしDMの反響率をアップさせるため、挨拶文に顧客名を入れ込んだりすると、信書に該当してしまうことがおわかりいただけたかと思います。

信書扱いになると、いつもの発送方法が利用できなくなるうえ、発送方法を間違えるとペナルティが発生します。

信書にすべきなのか、すべきではないのかという点は法律やコストにかかわることなので、慎重に検討してDM作成を行いましょう。

 

タグ : 発送
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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。