発送代行業者へDMを外注する際に気をつけたいポイントとは?

2018.05.01発送代行記事一覧
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ダイレクトメール(以下:DM)を作成し発送する際「結局、なにを準備すればいいの?」という疑問を抱える方が多いようです。

今回の記事では、そんな方向けにDM発送を外注する際に必要なことについて解説します。

DMの形態によって様々なことが変わってきますのでその点についても解説します。この記事を読めば、どこまでは最低限準備しなくてはならないのか、どこから代行してもらえるのかがわかります。

DM発送を外注する際に必要なこと

DM発送の外注の前に必要なことは以下の5つです。

  1. DM全体の構想(目的とアイディア、送付方法など)
  2. 構想上のものを全て作成(デザイン・印刷)
  3. 封筒型の場合、封筒の作成と封入内容の決定(業者に代行してもらう場合、封入や折りといった作業費は別途発生してきます)
  4. 宛名リストの作成
  5. 外注先検討(予算決定)※同サービスでも業者ごとに料金が異なります。別記事に詳しく記載していますのでそちらをご覧ください。

以上の5つの工程を経て、発送準備完了となります。

それではそれぞれについてもう少し詳しく解説します。

DM全体の構想

まず、DMを送る目的を決め、どのようなDMを作成するのか決定しなければなりません。

目的とは例を挙げると以下のようなものが考えられます。

  • 予約や問い合わせの電話をしてもらう
  • 返信用封筒やハガキで返信してもらう
  • FAXで返信してもらう
  • Eメールで返信してもらう
  • LINEで友達追加してもらう
  • 来店してもらう
  • アンケートに回答してもらう
  • 自社サイトを見てもらう
  • 同封したクーポンを使用してもらう

上記以外にも様々な目的がありますが、これら全てに共通することは「受け取り手がなんらかのアクションを起こすこと」がDMを送付する目的ということになります。

目的が決まったら、どのようなDMを送ればその目的を達成できるかを考え、具体的なDMのデザインやコピー内容を考えます。

そして、その送付方法などもこの時点で決定します。

これらがDMの全体構想です。

構想上のものを全て作成

構想が決まったら、DMのライティングや写真選定を含めデザイン作成を行います。考えるべきことは「目的」につなぐためにはどのようなデザインにすると、どのような文章を書くと効果的か、です。

しかし、ここで多くの人が知らない事実があります。

それは、「作成や送付の時間は構想の時間よりも圧倒的に短くすべき」ということです。目安としては、全体の時間を「構想」「作成」「送付」の3つに分割した場合、以下のような割合が望ましいでしょう。

作業分類 時間割合
構想 80%
制作 10%
発送 10%

実際、DMを作成するプロは構想やリサーチなどに多くの時間を割き、作成時点でほとんど内容が決定している状態を作り出します。

封筒型の場合、封筒の作成と封入内容の決定

封筒型の場合は封筒もしっかり作成しなければなりません。なぜなら購入したままの茶封筒などでは、開封されずにゴミ箱行きのDMになる可能性が高いためです。

封筒のデザイン、封筒のキャッチコピーなどを作成し、差出人欄を印刷しましょう。また、デザインやキャッチコピーの構想は全体構想の時点で出来上がっていなければなりません。

そして、DMを全て封筒に入れましょう。長3号の封筒であればA4用紙が3つ折りでちょうど入ります。角2封筒の場合はA4サイズまで折らずに入れられます。

ちなみに、封入や折り作業を業者に外注すると別途料金が発生します。

また、最近のDMは封筒型のものがかなり多くなってきていますが、封筒型の最大のメリットを知らない人が多いのも実情なのでその点についても簡単に解説しておきます。

多くのものを同時に入れて送付できるという点も大きいのですが、実はそれ以上に重要な要素は「受け取り手が開封する」というステップを入れるという点にあります。

もちろん、開封されないDMは即ゴミ箱行きですが、「開封する」というステップを入れると受け取り手の自発性が上がります。

簡単に言えば、最終的な目的へのお客様自身の行動力が少し上がるということです。

宛名リストの作成

そもそもの話ですが、宛名リストがなければDMの送付はできません。ですので、こちらはDM送付に最低限必要な項目となります。

そして、全体構想をする上で最も重要な要素は「誰に」という点で、この点次第でどのようなDMを作成するかが全て変わるので、実際にはリストの作成は最初にするべきです。

企業や店舗によって、送付先がリピーターなのか、業者から買い取った新規のリストなのか、発送業者や代行業者が持っているリストなのか、無差別なのか、DMの目的によってそれぞれ変わってきます。

そして業者に依頼する場合は、リスト購入で別途料金がかかりますし、DMを受け取る側からすれば、知らない会社からのDMなので、開封率も反応率も低いです。会社や店舗がある地域にDMを送付すれば、開封率や反応率も少し上がるでしょう。

外注先検討(予算決定)

どのような代行業者にどのような作業を依頼するかで支払い額は変わります。

例えば、自社で封筒へ宛名や差出人まで全て印刷し、封入まで行った場合は、送料のみの負担となりますが、送付先リストの選定や、宛名の出力や封入作業等、全て代行してもらう場合は、支払額はもっと大きくなります。

しかし、代行業者の発送枠を使用することで全体コストとして抑えられる可能性は高く、DM自体の構想なども代行またはコンサルティングしてもらうほうが効果は出やすいでしょう。

以上のように、宛名リストからDM構想、作成、印刷、封入などが代行業者に依頼する前に必要なこととなります。

これらについて最後に表でわかりやすくまとめておきます。

作業分類 時間割合 作業分類 時間割合
全体構想 2 80% DM作成業者
DM制作 4 10% DM作成業者
封筒制作 4 DM作成業者
封入・発送 5 10% DM作成業者・発送業者
宛名リスト作成 1 DM作成業者・発送業者
外注先検討 3 DM作成業者・発送業者

おわりに

以上、DM発送の外注をする際に必要なことについて解説してきました。

どこからどこまでを外注するかは外注先によって、企業や店舗の構想によって、様々ですので上述した作業内容と優先順位などを参考にしながらDMの作成、発送を行ってください。

また、DM代行業者であれば、ほとんど全ての対応が可能ですし、初めてDMを作成する、効果的なDMが送りたいといった場合はおすすめです。

この記事によって、あなたがより効果的なDMを作成し、効率的に発送できるよう願っています。

 

タグ : 発送
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DM Watch 編集部

DM Watch 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引9,000社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。